Bär mötet framåt

0

6 steg till ett effektivare mötesdeltagande

Sitter du också och sneglar på klockan mot slutet av mötet? Eller rättare sagt, den tidpunkten som borde utgöra slutet av mötet, för den där efterlängtade avrundningen verkar gärna skjutas upp lite till och lite till…
I den bästa av världar är möten en avsatt tid att på ett strukturerat sätt tillsammans delge varandra information, samt med längre eller kortare diskussioner fastslå tillvägagångssätt och möjligheter att arbeta vidare med i den gemensamma verksamheten eller angelägenheten. Huvudsaken, och därmed också syftet med mötet, är att ni tillsammans ska nå ett resultat som inte kan uppnås av en eller ett par enskilda.
För att mötet ska bli konstruktivt, och utgöra ett tillfälle som man ser fram emot att medverka på, finns det vissa saker som är bra för alla att tänka på. Mycket av det kan tyckas självklart – men det mesta tål att upprepas.


Här är 6 tips för dig som är mötesdeltagare!



1. Kom i tid

Detta kan tyckas så självklart att det inte alls bör finnas med som ett utskrivet råd. Trots detta är just mötestiderna något som tenderar att rubbas eller åtminstone naggas i kanterna ganska fort, när man i en grupp börjat lära känna varandra mer ordentligt. 
Tyvärr spelar det ingen roll hur väl ni än känner varandra inom gruppen, det är alltid lika störande när man som ordförande just har arbetat fram en fokuserad stämning i rummet och börjat gå igenom mötets dagordning, när detta fokus sedan rubbas en eller flera gånger för att nya mötesdeltagare släntrar in och börjar viska med bordsgrannen för att hänga med i det de missat av genomgången av dagordningen.
Det kan vara mer eller mindre respektlöst att inte komma i tid, men det är alltid respektfullt och uppskattat att faktiskt komma i tid till mötet. Gör det!

2. Ta gärna för dig av fikat – men skippa kalorisnacket

Fikat finns på plats till mötet av flera anledningar. Ta gärna för dig, eller avstå om du känner så. Uttryck uppskattning om du vill, men kommentera inte ditt eget eller andras intag av näring under fikat eller överhuvudtaget. Detta är varken intressant, relevant, trevligt eller bidrar med fokus inför det mötet ska handla om.

3. Prata respektfullt

Respektera satta förhållningsregler för att föra dialog under mötet. Vänta på din tur, avbryt inte andra. Råkar du avbryta, påpeka det! ”Förlåt, nu avbröt jag dig.” Detta ger den du avbröt ett tillfälle att återta ordet eller kanske istället ge det vidare till dig. Den här typen av öppen kommunikation – även med så pass små medel – skapar ett bra samtalsklimat och minskar risken för missförstånd.

4. För anteckningar

Var förstås speciellt noga med att anteckna det som angår dig specifikt, dvs vad som framgått under mötets gång att just du ska ansvara för, men även annat som är viktigt att minnas efter mötet. Dock: överdriv inte, detaljer som inte direkt rör dig eller din roll går alltid att söka upp i efterhand i protokollet som sekreteraren sammanställer.

5. Tryter orken?

Om ett möte blir tillräckligt långdraget kan inte ens det godaste fikat avhjälpa att orken och fokuset till slut haltar. Det finns dock några knep för att göra det bästa av situationen. Du är knappast ensam om att känna dig trött, speciellt om mötet är förlagt till eftermiddagen. Detta är dock ingen ursäkt för att gäspa oförställt, börja himla med ögonen åt bordsgrannen eller liknande, utan håll god min, kontrollera att du hänger med i dagordningen och i det som sägs så att du åtminstone inte missar något viktigt.

6. Spara suckarna

Till sist: även om du är rätt nöjd med att mötet är över, så skippa de lättade suckarna och dylikt övertydligt, hjälp istället till att bidra med att mötet får en värdig avslutning. Titta ordföranden i ögonen när denne avslutar mötet, och peppa gärna dina kollegor och medarbetare. Glöm ej: vardagspepp är aldrig fel!

Mötesbranschen
Vi fokuserar på ledarskap, personlig utveckling, affärer och professionella möten. Med örat mot marken bevakar vi trender inom dessa fält och publicerar nyheter, artiklar, reportage och tips för bättre företagande.
Dela.

Kommentera