Möten Ledarskap Inspiration Personlig utveckling

Kategori: Möten Sida 1 av 2

Att kommunicera på arbetsplatsen. Hur gör man?

Kommunikation på arbetsplatsen är verkligen inte alltid det lättaste.

Som enskild medarbetare vill du att det ska vara lätt och smidigt, ske nästintill per automatik, och utan krusiduller eller tillrättalagda fraser som går att tolka än hit och än dit. Som chef eller arbetsledare vill du säkerligen samma saker, men har också kanske ansvaret – eller åtminstone en del av ansvaret – för att skapa och upprätthålla premisserna och systematiken för att föra kommunikationen.

Så vad är bra att tänka på, ur en medarbetares perspektiv, när det kommer till kommunikation på arbetsplatsen? Hur är egentligen smart att kommunicera, både till sina kollegor och sina chefer, och är det någon skillnad på vilken typ av kommunikation man för med vem?

1) Personlig men inte privat

Detta är en mycket smart tumregel, och den funkar egentligen för alla typer av professionella relationer, alltså både för hur man smart förhåller sig till sina kollegor, så väl som hur man hanterar relationen med chefen.
Det handlar helt enkelt om att vara personlig:
du bjuder på dig själv, är inte rädd för att dra exempel (för att illustrera något ni diskuterar eller understryka något du vill hävda) från ditt eget liv, såvida det inte inkluderar något väldigt privat eller intimt.
Detta är ett bra sätt att få dina kollegors uppmärksamhet: alla älskar en bra historia! Det är också ett sätt att låta dina kollegor lära känna dig lite extra, om än bara i små ”glimtar”. Detta är inte helt fel, om inte annat för att det det ökar dina chanser till att hänga med på aw’s och kanske networka lite utanför själva jobbet. Denna artikel är även relevant för ämnet Kommunikation på arbetsplatsen.

2) Lyssna ordentligt!

Detta låter ju som ett ganska överspänt råd, eller åtminstone onödigt.
Lyssna, klart man lyssnar! Men faktum är att det är lättare sagt än gjort att lyssna på allvar och att faktiskt ordentligt ta till sig vad som sägs. Det är dessutom stor skillnad på att höra, och att lyssna. Det är ingen konst att vara tyst och stå med till synes öppna öron och ögon medan ens kollega babblar på, men en helt annan att faktiskt ta till sig och ta aktiv del i det som sägs. När man lyssnar aktivt bör man visa detta genom att kanske nicka instämmande emellanåt, eller på annat vis visa den som pratar att du hänger med. För att inte tala om att delta i konversationen, det vill säga ge ett passande gensvar. Det är ju trots allt inte en monolog som hålls framför dina ögon, utan en konversation. Här finns en liknande artikel på samma tema: Villa Lovik – Hotell & Konferens Lidingö Stockholm.

3) Förstahandsinfo!

Överlag gäller förstås att hålla samma linje gentemot dina kollegor som mot dina chefer, men tänka på att alltid sträva efter att få till dig förstahandsinformation, det vill säga undvik andrahands-info. Finns det info som vissa påstår sig ha fått från chefen som inte du har fått till dig, ta då upp det med chefen och inte med någon annan. Samma sak om du har synpunkter på något din chef sagt eller gjort, ta i första hand upp detta direkt med chefen eller den/de det berör. Att sträva efter förstahandsinfo är förstås alltid viktigt, men blir extra viktigt när det kommer till relationerna med dina chefer.

Detta är tre grundläggande tips på hur du kan tänka för att kunna hålla och bibehålla en bra balans och passande ton i din kommunikation överlag med dina kollegor och arbetsgivare.

Kommunikation på arbetsplatsen

Kan du nämna en arbetsplats där saker som ”öppen kommunikation”, ”transparent dialog” och ”högt i tak” inte premieras?

Nej, trodde inte det heller. En arbetsplats där man inte på ett eller annat sätt värnar om ovanstående är helt enkelt inte en särskilt bra arbetsplats. Och utgör i förlängningen inte ett särskilt trivsamt jobb. Anledningen till att kommunikation är så viktig kan tyckas självskriven, men det som kan vara lätt att missa är att även lyfta frågan och diskutera hur man kommunicerar. Vi ha skrivit en liknande artikel om detta här Ellery Beach House Lidingö Stockholm.

Hur kommunicerar ni?

Det räcker alltså inte med att bara kommunicera ”på det sätt man tror blir bäst” eller ”på det sätt som i stunden känns schyst”, utan för att det ska bli hållbart i längden och gynnande för dig och arbetsplatsen i stort, krävs det att arbetslaget är samstämmigt i hur kommunikationen bör föras.

En bra modell för att redogöra för de olika psykologiska faktorerna som spelar in i hur vi kommunicerar, är det s.k Johari Fönstret.

Johari Fönster

Kommunikation

Så här ser det ut. Kortfattat visar modellen hur öppenheten i kommunikationen och därmed möjligheterna att föra en bra och schyst kommunikation, ökar parallellt med hur öppna vi är när vi kommunicerar.

Helt enkelt:
ju mer vi öppnar upp oss, desto mer öppenhet kommer vi också att mötas av.

Fönstret är som synes uppdelat i 4 fält. Låt säga att vi nu applicerar modellen med Johari Fönster på den mycket fiktiva karaktären Greta. Det Öppna fältet beskriver sådant (praktiskt, yrkesmässigt, personligt) som Greta själv vet om angående sig själv, samt sådant andra också vet om angående Greta. Greta kanske är grymt bra på att skriva, och detta är både hon och hennes omgivning medvetna om.

Det Blinda fältet består av sådant Greta är omedveten om angående sig själv (praktiskt, yrkesmässigt, personligt) men som andra runtom Greta är medvetna om, angående henne.  Greta kanske har en jobbig ovana att alltid sucka och prata högt för sig själv framför datorn, vilket hon inte alls tänker på att hon gör, men som alla i kontorslandskapet runtom henne stör sig på.

Fasaden består av sådant Greta vet om angående sig själv (praktiskt, yrkesmässigt, personligt) men som hennes omgivning är omedveten om.  Greta kanske vet med sig att hon tycker det är väldigt jobbigt och störande när folk avbryter henne på möten, men eftersom hon inte visar detta för omgivningen, utan biter ihop och håller upp en fasad, är det bara hon själv som är medveten om dessa känslor.

Det Okända fältet består av sådant som Greta är omedveten om angående sig själv (praktiskt, yrkesmässigt, personligt) och som även hennes omgivning är omedveten om.  Det handlar helt enkelt om sådant som kanske ligger i Gretas undermedvetna, och som hon därför inte, och därmed inte heller andra kan vara medvetna om.

Expandera ditt Öppna fält!

Enligt teorin om Johari Fönster kan Greta öka sitt Öppna Fält (kallas även för Arenan) genom att vara lyhörd och mottaglig för input och feedback från omgivningen.

Låt säga att en kollega kanske en dag tar bladet från munnen och påpekar att Greta pratar väldigt mycket för sig själv, och att detta upplevs störande för de runtomkring. Om Greta då säger:  ”Oj, tänk det har jag inte alls tänkt på att jag gör! Men jag förstår, självklart ska jag försöka tänka på detta i fortsättningen, påminn mig om jag börjar pladdra igen!” så har hon minskat sitt blinda fält, och därmed expanderat sitt öppna fält. Här finns en liknande artikel på samma tema: Villa Lovik – Hotell & Konferens Lidingö Stockholm.

Låt säga att Greta i sin tur vågar vara tydlig med att till exempel ge feedback till hennes kollega Peter som alltid avbryter henne på möten, och talar om att hon upplever det som jobbigt. Greta har då minskat sin fasad, och därmed även då expanderat sitt Öppna Fält.

Gör det konkret!

Ni kanske redan har gissat att Det Öppna Fältet är en mycket bra grej att ha så stort som möjligt. Med så många medarbetare med så stort Öppet Fält som möjligt på en arbetsplats, ökar chanserna att få just den där öppna och transparenta arbetsplatsen vi alla eftersträvar.

Genom att prata om kommunikation i termer av modeller som den här, kan det bli väldigt mycket tydligare på ett rätt tacksamt sätt, för dig och dina medarbetare. Även om modellen förklarar sådant som alla någonstans är införstådda med – det är bra med öppen kommunikation – så kan det vara bra att få klä de öppen-kommunikations-riktlinjerna i någonting som går att rita ut på en whiteboard. Dessutom kan det öppna för riktigt intressanta diskussioner!

Bär mötet framåt

Bär mötet framåt

6 steg till ett effektivare mötesdeltagande

Sitter du också och sneglar på klockan mot slutet av mötet? Eller rättare sagt, den tidpunkten som borde utgöra slutet av mötet, för den där efterlängtade avrundningen verkar gärna skjutas upp lite till och lite till…
I den bästa av världar är möten en avsatt tid att på ett strukturerat sätt tillsammans delge varandra information, samt med längre eller kortare diskussioner fastslå tillvägagångssätt och möjligheter att arbeta vidare med i den gemensamma verksamheten eller angelägenheten. Huvudsaken, och därmed också syftet med mötet, är att ni tillsammans ska nå ett resultat som inte kan uppnås av en eller ett par enskilda.
För att mötet ska bli konstruktivt, och utgöra ett tillfälle som man ser fram emot att medverka på, finns det vissa saker som är bra för alla att tänka på. Mycket av det kan tyckas självklart – men det mesta tål att upprepas.


Här är 6 tips för dig som är mötesdeltagare!



1. Kom i tid

Detta kan tyckas så självklart att det inte alls bör finnas med som ett utskrivet råd. Trots detta är just mötestiderna något som tenderar att rubbas eller åtminstone naggas i kanterna ganska fort, när man i en grupp börjat lära känna varandra mer ordentligt. 
Tyvärr spelar det ingen roll hur väl ni än känner varandra inom gruppen, det är alltid lika störande när man som ordförande just har arbetat fram en fokuserad stämning i rummet och börjat gå igenom mötets dagordning, när detta fokus sedan rubbas en eller flera gånger för att nya mötesdeltagare släntrar in och börjar viska med bordsgrannen för att hänga med i det de missat av genomgången av dagordningen.
Det kan vara mer eller mindre respektlöst att inte komma i tid, men det är alltid respektfullt och uppskattat att faktiskt komma i tid till mötet. Gör det!

2. Ta gärna för dig av fikat – men skippa kalorisnacket

Fikat finns på plats till mötet av flera anledningar. Ta gärna för dig, eller avstå om du känner så. Uttryck uppskattning om du vill, men kommentera inte ditt eget eller andras intag av näring under fikat eller överhuvudtaget. Detta är varken intressant, relevant, trevligt eller bidrar med fokus inför det mötet ska handla om.

3. Prata respektfullt

Respektera satta förhållningsregler för att föra dialog under mötet. Vänta på din tur, avbryt inte andra. Råkar du avbryta, påpeka det! ”Förlåt, nu avbröt jag dig.” Detta ger den du avbröt ett tillfälle att återta ordet eller kanske istället ge det vidare till dig. Den här typen av öppen kommunikation – även med så pass små medel – skapar ett bra samtalsklimat och minskar risken för missförstånd.

4. För anteckningar

Var förstås speciellt noga med att anteckna det som angår dig specifikt, dvs vad som framgått under mötets gång att just du ska ansvara för, men även annat som är viktigt att minnas efter mötet. Dock: överdriv inte, detaljer som inte direkt rör dig eller din roll går alltid att söka upp i efterhand i protokollet som sekreteraren sammanställer.

5. Tryter orken?

Om ett möte blir tillräckligt långdraget kan inte ens det godaste fikat avhjälpa att orken och fokuset till slut haltar. Det finns dock några knep för att göra det bästa av situationen. Du är knappast ensam om att känna dig trött, speciellt om mötet är förlagt till eftermiddagen. Detta är dock ingen ursäkt för att gäspa oförställt, börja himla med ögonen åt bordsgrannen eller liknande, utan håll god min, kontrollera att du hänger med i dagordningen och i det som sägs så att du åtminstone inte missar något viktigt.

6. Spara suckarna

Till sist: även om du är rätt nöjd med att mötet är över, så skippa de lättade suckarna och dylikt övertydligt, hjälp istället till att bidra med att mötet får en värdig avslutning. Titta ordföranden i ögonen när denne avslutar mötet, och peppa gärna dina kollegor och medarbetare. Glöm ej: vardagspepp är aldrig fel!

Brainstorming är en myt

Brainstorming är en myt

Brainstorming är allmänt ansedd som en bra metod för att sätta fart på kreativiteten och komma på lösningar på problem. Studier visar dock att effekten är den motsatta – brainstorming resulterar i färre bra idéer än när folk tillåts tänka på egen hand. Det finns andra sätt att arbeta i grupp som har visat sig ge bättre resultat. Och det är ju just resultatet man är ute efter vid brainstorming!

Brainstorming är en föråldrad metod

Brainstorming är, sitt häftiga namn till trots, en gammal metod som härstammar från 1940-talet. Långt senare har nu forskare kunnat bekräfta att denna mot inte fungerar, utan att de som använder denna teknik genererar färre idéer än andra. Detta kan komma som en överraskning eftersom forskningen samtidigt visar att gruppinteraktioner bidrar till att stimulera deltagarnas tankeprocess.

Brainstorming är dock en teknik med många nackdelar, varav den största av dessa är att bara en person kan prata i taget. Det gör att ett fåtal individer riskerar att ta över hela samtalet och innebär också att de som lyssnar medan en person berättar om sin idé riskerar att glömma sina egna idéer. Det kan också vara så att gruppen fokuserar för mycket på de idéer som redan har framkommit och fastnar i dessa.

Mer effektiva metoder

Vilka metoder är då mer effektiva än brainstorming när det gäller att generera nya idéer? En av de bästa metoderna är brainwriting, en metod som påminner om brainstorming men innehåller mindre snack, där deltagarna skriver ner sina tankar på papper. Pappersarken skickas runt i gruppen så att medlemmarna kan läsa varandras idéer medan de fortsätter att skriva ner sina egna idéer. Anledningen till att denna metod är mer effektiv är att den drar nytta av att idéer delas i gruppen men saknar brainstormingens negativa aspekter.

Studier på brainwriting

Många studier har gjorts på ämnet men väldigt lite forskning har gjorts i brainwritingens naturliga miljö – på arbetsplatsen. I en studie publicerad 2015 tittade en forskare på hur många idéer denna teknik kunde generera i en verklig situation. 57 anställda delades in i olika grupper, där vissa använde sig av brainwriting och andra av brainstorming, medan vissa deltagare först arbetade på egen hand för att senare ägna sig åt brainwriting i grupp.

Resultaten av studien visade att det är bättre att arbeta i grupp än på egen hand. De som använde brainwriting som metod genererade 37% fler idéer än de som arbetade på egen hand. Den visade också att en kombination av brainwriting i grupp och individuellt arbete, där 8 minuter långa individuella sessioner varvades med 3 minuter långa gruppsessioner, var väldigt effektiv. De som använde sig av denna teknik genererade 0,50 idéer per minut, att jämföra med de 0,29 idéer per minut de deltagare som bara ägnade sig åt brainwriting i grupp genererade.

Ge brainwriting en chans

Medan brainstorming är en smått kaotisk metod för att föda idéer, är brainwriting en mer ordnad form av denna, som inte riskerar att hämma de mer tystlåtna medarbetarna på samma sätt som brainstorming gör. Testa gärna denna metod i din verksamhet och jämför resultatet med de resultat ni får med hjälp av brainstormingsessioner!

Minimera meningslösa möten

Minimera meningslösa möten

Att minimera meningslösa är lättare sagt än gjort, men det är långt ifrån omöjligt. Här i Sverige sitter vi stilla i möten i snitt cirka 25 % av vår totala arbetstid så att ett välplanerat möte sparar både deltagarnas energi och företagets pengar är knappast en nyhet. Många har dock hamnat i en dålig spiral av det ena dåliga och meningslösa mötet efter det andra och det är svårt att ta sig ur denna spiral på egen hand. Numera är det fler och fler som ser på hjälp utifrån för att förbättra möten som något positivt och många företag betalar med glädje ut arvoden till utomstående som är proffs på att minimera meningslösa möten.

Nya vs äldre företag

Då det redan finns invanda mönster på företaget och då de personer som oftast leder mötena redan har sitt sätt att leda mötena kan det vara svårt att lära många av dessa personer att tänka om. Det gamla ordspråket att det är svårt att lära gamla hundar att sitta är lätt att applicera på just vårt sätt att se på möten. Man kan dock se en stor skillnad gällande de yngre och de äldre företagen där nya företagare som är mer ”2000-tal” gällande vad de sysslar med också är mer öppna för nya idéer gällande möten. De äldre företagen hamnar lättare i den dåliga spiralen som leder till meningslösa möten. En anledning till detta är att de äldre företagen ofta är mer konservativa gällande företagets hierarki än vad de nya företagen är.

Hierarki på företaget

Det har under en ganska lång tid varit ”finare” med platta organisationer än med hierarkiska dito av den enkla anledningen att det av många anses vara mer passande för den tid vi lever i. Det talas dock ofta om att hierarki kan vara bra om man ser till att de som befinner sig längre ner i pyramiden kan driva fram idéer, krav, förbättringar och tankar i informella situationer.

Informell hierarki

För att kunna skapa informella situationer där chefer möter medarbetare i ”oorganiserade” situationer. På mindre företag är detta naturligtvis väldigt mycket enklare att lösa då man kan möta varandra dagligen under dessa förhållanden. På stora företag sår man se till den chef som är närmast ansvarig som den person som får representera chefspositionen om detta med ”oorganiserade” situationer ska kunna gå att applicera då man sällan, och i vissa fall aldrig, möter den högsta chefen i stora företag.

Personer som arbetar med ledarskapsfrågor och som stödjer denna teori menar att för att det ska kunna fungera med hierarki i ett företag så ska gärna företaget präglas av tolerans och en tydlig hierarki som fylls med informellt innehåll. Man kan även beskriva det som ett företag med tydliga roller där medarbetarna har en relation till chefen som präglas av ett modernt informellt ”hejande” istället för det traditionella gamla ”niandet” där man varken vågade säga bu eller bä.

Så förbättrar ni era möten

Så förbättrar ni era möten

Många av oss har varit på möten på jobbet som endast tycks fungera som ett sätt att slösa vår tid. När man kunde ha gjort något konstruktivt är man istället fastnaglad vid en stol bredvid kollegor som surfar, skickar sms och mail. Vad är dessa möten till för, kan man fråga sig. Visst erbjuds det oftast relativt gott kaffe och en helt okej sallad eller dylikt om man har tur, men om det blir den enda utdelningen av mötet kunde man istället börja äta lunch i samlad trupp. Mötena behöver helt enkelt en ordentlig uppfräschning för att på nytt börja fylla sitt egentliga syfte.

Vad är det då som händer vid dessa misslyckade möten, kan man fråga sig. Är det samhällets strikta individualisering som sätter käpparna i hjulet för oss att överhuvudtaget kunna mötas på riktigt även under sådana ordnade former som på ett jobbmöte? Är det all stress som vi alla får brottas med idag som gör att vi mentalt är på en annan plats? Anser vi kanske helt enkelt inte att mötets agenda är relevant? Är det vår moderna syn på chefer som icke innehavare av auktoritet som lämnar plats för att vi endast deltar fysiskt? Det finns nästan lika många svar som individer, men problemet verkar vara en blandning av ovan nämnda.

Hur ändrar vi detta mönster?

Det finns numera en större öppenhet för nya tankar och idéer gällande det mesta, och så även gällande förbättring av mötenas karaktär. Det finns exempelvis en mängd böcker som diskuterar detta problem, vilket kan vara en idé för både chefer och anställda, då de flesta böckerna fokuserar på att anställda och chefer delar ansvaret att göra mötena bättre.

Våga bryta invanda mönster

Det är lätt att fastna i mötesbeteenden som hindrar från att nå resultat. Jobba aktivt med att hitta nya upplägg och infallsvinklar för att ersätta dessa mönster med någonting konstruktivt och nytt!

Väck deltagarnas intresse

Efter en tid sjunker deltagarnas fokus vilket gör mötet ineffektivt. Försök att hålla uppe intresset för mötet. Kanske genom aktiva frågor eller nya mötesformer?

Respektera varandra och lämna plats för allas åsikter

Är det alltid samma personer som kommer till tals, eller har ni en jargong som hindrar kollegor från att uttrycka sig? Ett öppet mötesklimat är en förutsättning för att nå resultat. Det finns många infallsvinklar man tappar när kompetenta medarbetare inte får utrymme. 

Konsulter, och KBT- utbildad personal

Det är svårt att se missförhållanden man är van vid att uppleva. Överväg att anlita ett proffs som kan identifiera destruktiva mönster och hjälpa er bryta dessa.

På vissa företag passar det med fokus på disciplin samt ordning och reda medan andra har en annan struktur där ytterst restriktiva regler inte fungerar lika bra. Som ledare känner man förhoppningsvis sin personal, och även den miljö som präglar företaget, varför man kan anpassa sig efter detta när man söker nya sätt att förbättra mötena.

Möten på jobbet kan och bör vara givande för alla inblandade, och vågar man bara ta klivet och söka efter alternativa sätt, kan dessa möten visa sig ge den effekt de är tänkta att ge; energi, effektivitet, glädje, ökad prestationsförmåga, ökad kreativitet och bättre sammanhållning.

Johan Svensson, Blue Hotel Lidingö

Från mattillverkning till hotell och konferens

Johan Svensson har gjort en enorm resa in i mötessverige och ändrat spelplanenen längs vägen. Åtskilligt har hänt sedan Johan tillverkade mattor på Kasthalls Ateljé och startade företagets showroom i Göteborg. Ett uppdrag som blev hans språngbräda in i hotellvärlden. Vid årsskiftet 2013/14 köpte Johan Svensson Blue Hotel på Lidingö av hotellkungen Ejnar Söder och har innan dess suttit som VD för Svenska Möten, Aronsborg och Clarion Hotel Arlanda.

Allt annat än förutsägbart

Efter 6 år inom mattillverkning, startade Johan Svensson tre kollektioner utomlands för Kasthalls Ateljé och fick sitt första chefsuppdrag som produktionsledare i företaget. Efter ett kortare avbrott öppnade han deras showroom i Göteborg och därifrån har karriären gått snabbt framåt.

”Den korta versionen av den långa historien är att jag gjorde mattor. Efter ett tag började jag jobba med marknadsföringen och blev ansvarig för bearbetningen av svenska hotell. Jag kom då till Svenska Kursgårdars styrelse med ett avtalsförslag och erbjöds en ingång till en ny bransch.”

VD för Svenska Möten

Tiden som sälj- och marknadsansvarig för Svenska Kursgårdar mynnade ut i att han erbjöds rollen som VD för organisationen. Strax efter att ha axlat VD rollen påbörjade Johan en stor omorganisation av Svenska Kursgårdar. Resultatet är det som nu heter Svenska Möten. I dagsläget Sveriges mest välkända boknings- och medlemsföretag inom hotell- och mötesindustrin.

Aronsborg och Clarion Arlanda

Under tiden hos Svenska möten fick Johan god inblick i hotellmarknaden och stor kunskap om de olika aktörerna i branschen. När han efter 6 år blev kontaktad av styrelsen för Aronsborg och tillfrågad om han ville ta över som VD för anläggningen tvekade han inte en sekund. Man hade en bra stomme i organisationen och på flera områden fantastiska nyckeltal, men det saknades både lönsamhet, energi, förnyelse och en själ. När jag fick frågan från styrelsen kände jag direkt att detta var något för mig.”

Uppdraget på Aronsborg innebar början på en 8 år lång resa med den Norske Hotellmogulen Petter Stordalen. Johans position som VD för Aronsborg avlöstes med samma roll på Clarion Hotel Arlanda som skulle öppnas inom kort. Johan var dock redan vid tillträde inställd på att i framtiden öppna någonting eget. ”Redan innan jag tackade ja till Clarion Arlanda hade jag flaggat att jag ville vidare och öppna ett eget hotell men först ville jag öppna Clarion Arlanda.”

Hotellköp

De hotell som Johan var intresserad av att köpa fanns i Stockholmsområdet och var i storleksordning omkring 80-200 rum. Första förvärvet för Johan med kompanjon resulterade dock inte i öppning. Under resan kom ett anbud de inte kunde säga nej till och hotellet såldes innan öppning. Blue Hotel på Lidingö kom istället i blickfånget. Johan fick möjlighet att ta över verksamheten efter Ejnar Söder och hade fastnat för Blue redan 12 år tidigare så när tillfället kom var det inget att vänta på. I början av 2014 skrevs kontrakt och Blue har under Johans ledning utvecklats stort. I mars 2015 invigs den nya SPA avdelningen som är ett av två nya affärsområden. Förutom SPA kommer Outdoor-aktiviteter få större utrymme och bidra till bättre energi och effektivare möten!

Från Clarion till Blue

Att gå från en jätteanläggning med omsättning närmare en kvarts miljard, till en mellanstor konferensanläggning utanför stan är ett steg mellan världar. Enligt Johan själv det största klivet i hans karriär. ”Det var en resa från att vara helt operativ in i ägarrollen och att jobba via styrelsearbete. Från affärsresenärer och kongresser till konferens och privatmarknad.”

Framtiden handlar till stor del om Blue Hotel och om utveckling av verksamheten. Parallellt med detta kommer hotellbeståndet öka kontinuerligt. En ny hotellfastighet är nu uppe för kontraktsskrivning samt ombyggnation och med en öppning planerad hösten 2016. Tanken är att växa med förvärv om ett hotell varje år till ett bestånd om 5 till 10 hotell.

Johan Svensson kommer att dela med sig av erfarenheter och insikter från mötessverige via mötesbranschen.se

Kristina Landeström

Strategiska möten som ger effekt!

I över 20 år har mötesindustrin varit huvudriktningen och det är svårt att finna någon med djupare insikt vad gäller interpersonella möten. Det stora intresset för kommunikation och event lockade henne från Dansscenen och in i en värld av möten. Samtidigt finns en koppling till scenkonsten kvar i det att möten och event påverkar människans sinnen och ger förändring! Kristina Landeström har under sin karriär anlitats som konsult av en rad företag och varumärken. Därtill har hon vunnit utmärkelser, suttit som president i den prestigefyllda mötesorganisationen MPI och drivit upp företag. I dagsläget jobbar hon som konsult från sin egen verksamhet, Metamorphos Kommunikation och som utbildare inom möten, event och kommunikation.

Den största, odefinierade, företeelsen

”Möten handlar om förändring..”

De flesta har en relation till möten och med det en uppsättning associationer kring vad möten är och vad de syftar till. I samtalet med Kristina Landeström blir det dock svårt att hålla fast vid sina illusioner om mötens syfte och utformning. Konferens- och mötesindustrin är i mångt och mycket en vagt definierad bransch som i bred mening innefattar alla situationer då företag, individer, varumärken och organisationer träffas. Till följd av en något diffus yttre gräns är konferens- och möten någonting som inte ges utrymme i dagens verksamheter även om alla företag regelbundet jobbar med företeelsen. Som erfaren i branschen efterfrågar Kristina en ny typ av förhållningssätt där man utarbetar strategiska mötesplaner för att närma sig den potential möten de facto har. Därigenom får man större valuta för sin tid i mötesrummet.

Kristina Landeström driver idag företaget Metamorphos och hjälper företag med deras möten och varumärke. ”..som konsult för olika företag och varumärken inom området kommunikation är jag övertygad om att ett fysiskt möte kan vara ett av de mest kraftfulla verktygen när du vill nå fram till din målgrupp. Men du bör hantera mötet rätt..”. Hennes passion för utveckling och förändring är någonting som genomsyrar karriären och som också inspirerat till företagsnamnet. Biologins ”Metamorphosis” innebär förändring och övergång. Någonting Kristina inspireras av, är när möten och kommunikation utvecklar personer och företag. Därav namnet Metamorphos.

Meeting Professionals International

Som person har Kristina lätt för att engagera sig i frågor som rör hennes intresseområde. Med en bakgrund som initiativtagare och drivkraft bakom konsultnätverk i mötessektorn, projektledare och som egenföretagare, var steget in i MPI en naturlig utveckling. MPI, eller Meeting Professionals International, är en internationell mötes- och eventorganisation med huvudkontor i Dallas och förgreningar över hela världen. I nuläget har MPI omkring 23 000 medlemmar internationellt och ca. 250 i Sverige. Ambitionen för MPI Sweden chapter är att etablera Sverige som ett föregångsland inom möten. – En målsättning som tydligt visar sig i Kristina Landeströms yrkeskarriär både utom- och inom MPI.

Mötessektorn i framtiden

Under samtalet med Kristina går vi allt djupare i mötesfenomenet. Ett område som vi återkommer till vid ett flertal tillfällen handlar om hur man värderar och hanterar sina möten. Ett av de problem som Kristina pekar ut handlar om en utbredd okunskap, alternativt ett bristfälligt intresse, hos företagen när det kommer till möten. ”För några år sedan fanns det ingen specifik position som eventansvarig/eventmanager. Nu har branschen gått framåt och man har ett tydligt avgränsat arbetsområde för event. Det behövs också när det kommer till möten, både internt och externt..”

I takt med allt snabbare informationsspridning och utbud vad gäller konferenser, kongresser, event och möten behövs en förfinad strategi för att nå fram i bruset. Redan i Kristinas första företag, Prosit Design AB, var huvudfokus att jobba med helhetskoncept och möten för alla sinnen. 2001 tilldelades hon Narrenpriset – Eventdesign. Priset delas ut av Eventakademien och syftar till att lyfta fram goda exempel inom eventbranschens alla delar.

Interna och externa möten

”Jag menar att vi ofta använder möten för att berätta och beskriva nya villkor, ny organisation, nya marknader, nya mål m.m. som ska uppnås. Men frågan är hur vi hanterar själva mötet?”

Att göra tydlig skillnad på interna och externa möten är en viktig del i företags mötesarbete. Likaså att hålla möten som ger effekt! Det finns spaltmeter att läsa om hur man effektiviserar möten och hur man skall göra för att hålla effektiva möten. Här finns ett riskmoment där man rusar igenom dagordningen och håller snabba och kärnfulla möten utan resultat eller där flertalet personer lämnar mötesrummet med betydligt fler frågor än svar.

Genom att fokusera på att varje möte skall ge effekt, minskar man tidsåtgången och belastningen på medarbetare och faktiskt på organisationen som helhet då många arbetsmoment får stå tillbaka till förmån för möten som inte alltid har relevans. En direkt rekommendation som kommer fram vid samtalet är att förtydliga målsättningen med varje möte som hålls och att fokusera rätt. I syfte att förbättra effekten av möten och sammankomster är uppföljning en nyckel. På detta vis återknyter man till mötet, kan aktualisera punkter som diskuterats och bibehålla ett större engagemang.

Möten påverkar hela företaget! Rätt genomförda möten stärker och inspirerar på alla nivåer i verksamheten. Att hålla möten utan syfte och mål innebär att gå miste om den effekt man kunnat uppnå. Kostnader och engagemang i samband med en kickoff är på många vis en investering som ger effekt.

Följ Kristina Landeströms artiklar om kommunikation och möten här på mötesbranschen.se!
Möteskonsulterna i Stockholm HB är mycket glada över samarbetet med Kristina Landeström och hennes delaktighet på mötesbranschen.se

Möten som engagerar

Möten som engagerar lämnar avtryck

1998 startade jag mitt företag och hade ett av mina första affärsmöten med en potentiell kund. När han stormade in i mötesrummet och hälsade på mig med ett självsäkert leende iklädd slips och Armanikostym krympte jag till en liten mus på några sekunder. Det var som när man gick i skolan och jämförde sig med de smarta och framgångsrika killarna. Jag harklade fram orden när jag försökte berätta om mig och mitt företag. Efteråt funderade jag på varför jag förminskat mig och vad han gjort som triggat mig så negativt.

Mötet blev misslyckat, han köpte inget av mig. Men det gav viktiga insikter. Min dåliga självbild från tonåren var ett hinder. Vem vill köpa av någon som tänker så här om sig själv: ”jag är dum, slarvig och har vackert hår”, och som tappat håret när han var 19? Men jag började förstå vad som krävdes för att göra intryck på affärsmöten och skapa goda affärsrelationer. Att ha en bra självkänsla, en presentation som väcker nyfikenhet och att man ska intressera sig för dem man möter. Detta möte med ”Armani mannen” har inspirerat mig att beskriva 3 vägar till engagerande möten.

Retorikens väg.

Retorik – konsten att överleva

Nu tänker du säkert att jag stavat fel, det ska ju vara övertyga. Nej min vän, det är inget misstag! Tänk efter hur du känner dig när du reser dig upp under ett möte och allas blickar vänds mot dig. Knyts det i magen på dig? Blir du torr i munnen, eller tänker du ”Nu ska ni få höra något som får er att tappa hakan”`?

Om du är normal reagerar du som de flesta apor gör när de inte ser 1 lejon, utan 20! De blir skräckslagna. För det är så vi människor alltid har känt oss när vi är själva, ensamma och sårbara. Jag själv tjattrade som en apa i nöd, snabbt och osammanhängande. Jag förstod att jag behövde hjälp att presentera mig och upptäckte att med retorikens metoder kan vi både överleva och övertyga.

Ice Breaker – en intresseväckande presentation om dig

Använd denna struktur när du ska presentera dig själv på möten för personer du inte känner. Berätta om dig själv på ett personligt sätt och lyft fram din kompetens. Gärna 3-7 minuter.

  1. Skapa en intressant början med några inövade meningar. ”Min passion är flaskor. Tänk på en gammal coca-cola flaska från 50-talet, vilken perfekt design! Vet ni varför Coca-Cola flaskan erövrade världen?”
  1. Talets kropp. 2-3 punkter om ditt liv och jobb, exempel, berättelser och anekdoter

A           Då – ”redan som liten samlade jag tomflaskor….”

B           Nu – ”idag är jag delägare i Designa AB, ett företag som…”

C           Framtid – ”Tänk hus som är lika vackra att se på som coca-colan flaskan, just nu är jag…

  1. Gör en snygg inövad avslutning/conclusion. ”Som designer känns det oerhört spännande att gå in i detta projekt tillsammans med er, ni har en oerhörd kompetens och erfarenhet. Tillsammans tror jag vi kan skapa hus för människor runt om i världen som om 100 år säger, minns du de svenska designhusen som såg ut som Coca-cola flaskor, de var vackra!

”Det tar mig två veckor att förbereda ett spontant tal”

Mark Twain

Kommunikationens väg

Det ”Armani mannen” misslyckades med på vårt möte var att han inte visade intresse för mig. Han ställde knappt några frågor, när han lyssnade tittade han samtidigt ut genom fönstret, eller på sin mobil. Han pratade mest om sitt eget företag och skapade ingen dialog eller engagemang.

I en undersökning om möteskultur i Sverige på chef.se svarade 56 procent av cheferna att de ibland gör något annat under möten, t.ex. kollar mobilen. Så tydligen har ”Armani mannen” klonat sig! Hur ska vi då kommunicera för att skapa givande möten? En som mycket framgångsrikt jobbat med att utveckla högpresterande team är Susan A Wheelan. I hennes bok ”Creating Effective Teams” ger hon följande råd:

  1. Delge varandra erfarenhet och kunskap
  2. Skapa framgångsrika strategier för hur viktiga uppgifter ska utföras
  3. Avgörande är dialogen om hur uppdraget ska tolkas och förstås – verklig interaktion!

En orsak till att högpresterande team har bättre möten är inte att de kommunicerar mer, utan effektivare. Alla bjuder till och försöker skapa förtroende, förståelse och påverka varandra positivt.

Närvarons väg

När jag har kurs eller föreläsning om kommunikation brukar alltid några deltagare säga: ”Min chef hälsar inte på mig!”. De är mellan 20-60 år, varför behöver de chefens uppmärksamhet? De är ju vuxna yrkespersoner som borde inse sitt värde, utan att få det bekräftat av någon annan? Ja, men de är även människor med känslor. Vi behöver andra för att bekräfta vår självbild, att vi duger.

Men det finns hinder som gör att vi kan ha svårt att lyssna och vara närvarande:

Vi minns bara ca 3 % av vad en person berättar.

Den som talar hinner säga ca 75-200 ord/minut – den som lyssnar hinner tänka ca 700-2000 ord/m.

Vi kan behålla fokus max 7 minuter, om vi inte engageras.

Vi har ett ansvar att agera professionell utifrån vad andra förväntar sig av vår yrkesroll, för att möten ska bli engagerande och lämna ett positivt avtryck. Det lärde jag mig som skådespelare, men det är en annan historia!

 

Jan Kronkvist

Kronkvist kommunikation AB

www.kronkvist.se

Blue hotel konferens

Blue Hotel – Unika möten och konferenser

På Lidingö, eller närmare bestämt längst ut på Elfviks udde, hittar du Blue Hotel. En plats som utformats för att ge inspiration till gäst-företagens utvecklingsarbete. Blue Hotel hyllas för sin innovation och för den helhetsupplevelse som består av vacker miljö, ekologisk- närproducerad mat, moderna konferenslokaler, Turkiskt SPA och mer därtill.

Varje besök kan skräddarsys för att passa kundens behov. Oavsett om man söker en plats för dagkonferens och samtal, eller en tvådagarskonferens med teambildning och aktiviteter, har anläggningen möjlighet att tillgodose gästens behov. Närheten till Stockholm innebär att besökare från hela landet kan njuta av Blue Hotels utbud som inkluderar allt från kickoff till rekreation och styrelsemöten. Dessutom är anläggningen omtyckt av bröllopssällskap som vill bjuda in till en vacker plats i unik omgivning. Arkitekturen är en kombination av 1960-tal och samtida formspråk. Allt avvägt för att ge inspiration och njutning.

En anläggning för inspiration

Bluehotell-konferens-stockholm-lounge

Blue hotel färdigställdes 1969 och bakom satsningen fanns IBM vilka hade grandiosa ambitioner! Det som nu är Blue hotel, var initialt ett kunskapsforum för spetskompetensen i de nordiska länderna. Devisen att maximal inspiration ger maximal kreativitet, tillvaratogs i ritningarna för anläggningen. Varje konferensrum fick sin egen klimatanläggning och man kan blicka ut mot havet från alla rum. Dessutom ljudisolerades samtliga lokaler. För de som vill hitta gnistan och utveckla idéer om framtida satsningar och affärsområden, är Blue hotel en fullträff! Här kombineras innovation med härlig avkoppling, inspiration och resultat.

Kreativa mötesformer på Blue hotel

Det finns ett brett utbud konferenslokaler för de som kommer till Blue Hotel. De traditionella mötesrummen utmanas av moderna och kreativa lokaler där idéerna kan få spela fritt! Ambitionen om innovation och inspiration genomsyrar även mötesrummen som kan sätta tonen för konferensen. Vill ni diskutera i moderna och nydanande lokaler, i vinkällaren, vid kafébord eller kanske i ett traditionellt styrelserum? Här finns mötesrum för alla smaker!

Ett kök i toppklass

Bluehotell-konferens-stockholm-mat

Köket på Blue Hotel är någonting man minns! Ambitionen är att kunna erbjuda en fullständigt ekologisk frukostbuffé och även om det ännu förekommer ett par komponenter som inte gått att få ekologiska, närmar man sig att nå sitt mål vad gäller kosten. Menyn färgas av årstiderna och anrättas utan tillsatser. Rena smaker och lokalproducerade råvaror är kännetecken för restaurangen på hotellet. Vad gäller dryck har man inkluderat mindre bryggerier och intressanta smakupplevelser som inte går att hitta var som helst. Matupplevelsen är någonting värt att uppleva!

Välkommen till Blue Hotel

Lidingö är Sveriges konferenstätaste kommun och Blue Hotel utmärker sig längst ut på Elfviks udde. Exklusiva hotellrum, innovativa möteslokaler, unikt SPA och ett kök värt att minnas. Besök webbplatsen för ytterligare information om bokning och utbud.

Blue Hotel
Elfviks Udde
181 90 Lidingö
+46 8 505 637 00
blue@bluehotel.se
Bluehotel.se

Här hittar du ytterligare info om konferensmöten i Stockholm och fler alternativ på Lidingö

Sida 1 av 2

Drivs med WordPress & Tema av Anders Norén