Håll i ordet – 6 steg till effektivare möten

0

Sitter du också och sneglar på klockan mot slutet av mötet? Det är egentligen tid att avrunda, men diskussionerna tycks aldrig vilja ta slut men inte heller komma fram till något konkret…

I den bästa av världar är möten en avsatt tid för att på ett strukturerat sätt tillsammans delge varandra information, samt med längre eller kortare diskussioner fastslå tillvägagångssätt och möjligheter att arbeta vidare med i den gemensamma verksamheten eller angelägenheten. Huvudsaken, och därmed också syftet med mötet, är att ni tillsammans ska nå ett resultat som inte kan uppnås av en eller ett par enskilda.

För att mötet ska bli konstruktivt, och utgöra ett tillfälle som man ser fram emot att medverka på, finns det vissa saker som är bra för alla att tänka på. Mycket av det kan tyckas självklart – men det mesta tål att upprepas.

Här är 6 tips för dig som sitter på ordförandeposten!

1. Ha alltid en färdig dagordning. 


Se till att mötet har en tydlig dagordning, helst bör den både ha mailats ut i förväg, finnas med och gås igenom i början av din powerpoint-presentation (eller motsvarande) samt finns som ett utskrivet ex på bordet där mötesdeltagarna sitter. Poängen är att dagordningen alltid bör finnas nära till hands för mötesdeltagarna under hela mötet, utan att de ska behöva be någon skicka den runt halva bordet, prassla med papper eller dyl. Om man som mötesdeltagare alltid tydligt kan se var någonstans man befinner sig i dagordningen, skapar det en tydligare känsla av närvaro och engagemang – man får med andra ord som deltagare en tydligare helhetsbild av mötets upplägg och syfte.

2. Ha alltid fika.

Oavsett om fikat består i kaffe/the, kaffe med bulle, bubbelvatten och ett fruktfat – se till att det finns något som bibehåller mötesdeltagarnas blodsocker. För att orka sitta och koncentrera sig och vara aktivt fokuserad under flera timmar i sträck, behöver man påfyllning av energi – konstigare än så är det inte. Detta bättrar både på mötesdeltagarnas humör och inställning till mötet, samt bidrar till en känsla av samhörighet och öppnar upp för tillfällen att småprata – även om man inte träffats förut.

3. Bestäm riktlinjer för kommunikationen. 
När pratar man?

Klargör i början av mötet vad som gäller för att föra dialog under mötet. Går ordföranden igenom punkten från början till slut utan att bli avbruten, för att sedan släppa ordet fritt, eller är ordet fritt redan från början? 
Hur pratar man?
Viftar man och begär ordet, eller flikar man in när tillfälle ges? Går man ”rundor” runt bordet så att var och en får chans att yttra sig i tur och ordning, eller är ordet mer fritt? Ofta brukar detta komma ganska naturligt, men det kan vara skönt för de medverkande att ha riktlinjer att gå tillbaka till om man tvekar. Dessutom undviker man då huggsexa om ordet, eller att det bara blir samma och återkommande personer som för gruppens talan.

4. Förbered disponeringen av tid för mötets punkter. 


Vilka punkter kommer sannolikt att kräva mer tid eller diskussion än andra? Finns det punkter man kan och bör bordlägga till förmån för andra, på just detta möte? Gå igenom vilka punkter som bordläggs när du går igenom dagordningen vid mötets början.

5. Behåll den röda tråden.

Genomgående under mötet bör man vara uppmärksam på om diskussioner blir osakliga eller alltför stora för att kunna avhandlas under mötets tidsramar. Här gäller det att vänligt men bestämt hänvisa den utsvävande diskussionen till en annan tidpunkt och kanske med annan gruppsammansättning, än den nuvarande. Om du är tydlig med att du ”avbryter” för mötets bästa, dvs en effektivisering av mötestiden, bör inte det kunna uppfattas som ett problem.

6. Sammanfatta.

Avsluta mötet med att helt kort gå igenom punkt för punkt: vad som bestämts – eller vad som inte bestämts ännu – samt vad nästa steg är och vem som ansvarar. Detta för att undvika missförstånd eller glömska om vad som egentligen sades, och av vem. Nämn även tidpunkten för nästa möte. 
Glöm inte att tacka alla närvarande och önska dem en fortsatt fin dag! Lite vardagspepp är aldrig fel.

Mötesbranschen
Vi fokuserar på ledarskap, personlig utveckling, affärer och professionella möten. Med örat mot marken bevakar vi trender inom dessa fält och publicerar nyheter, artiklar, reportage och tips för bättre företagande.
Dela.

Kommentera