Möten som engagerar lämnar avtryck

0

1998 startade jag mitt företag och hade ett av mina första affärsmöten med en potentiell kund. När han stormade in i mötesrummet och hälsade på mig med ett självsäkert leende iklädd slips och Armanikostym krympte jag till en liten mus på några sekunder. Det var som när man gick i skolan och jämförde sig med de smarta och framgångsrika killarna. Jag harklade fram orden när jag försökte berätta om mig och mitt företag. Efteråt funderade jag på varför jag förminskat mig och vad han gjort som triggat mig så negativt.

Mötet blev misslyckat, han köpte inget av mig. Men det gav viktiga insikter. Min dåliga självbild från tonåren var ett hinder. Vem vill köpa av någon som tänker så här om sig själv: ”jag är dum, slarvig och har vackert hår”, och som tappat håret när han var 19? Men jag började förstå vad som krävdes för att göra intryck på affärsmöten och skapa goda affärsrelationer. Att ha en bra självkänsla, en presentation som väcker nyfikenhet och att man ska intressera sig för dem man möter. Detta möte med ”Armani mannen” har inspirerat mig att beskriva 3 vägar till engagerande möten.

Retorikens väg.

Retorik – konsten att överleva

Nu tänker du säkert att jag stavat fel, det ska ju vara övertyga. Nej min vän, det är inget misstag! Tänk efter hur du känner dig när du reser dig upp under ett möte och allas blickar vänds mot dig. Knyts det i magen på dig? Blir du torr i munnen, eller tänker du ”Nu ska ni få höra något som får er att tappa hakan”`?

Om du är normal reagerar du som de flesta apor gör när de inte ser 1 lejon, utan 20! De blir skräckslagna. För det är så vi människor alltid har känt oss när vi är själva, ensamma och sårbara. Jag själv tjattrade som en apa i nöd, snabbt och osammanhängande. Jag förstod att jag behövde hjälp att presentera mig och upptäckte att med retorikens metoder kan vi både överleva och övertyga.

Ice Breaker – en intresseväckande presentation om dig

Använd denna struktur när du ska presentera dig själv på möten för personer du inte känner. Berätta om dig själv på ett personligt sätt och lyft fram din kompetens. Gärna 3-7 minuter.

  1. Skapa en intressant början med några inövade meningar. ”Min passion är flaskor. Tänk på en gammal coca-cola flaska från 50-talet, vilken perfekt design! Vet ni varför Coca-Cola flaskan erövrade världen?”
  1. Talets kropp. 2-3 punkter om ditt liv och jobb, exempel, berättelser och anekdoter

A           Då – ”redan som liten samlade jag tomflaskor….”

B           Nu – ”idag är jag delägare i Designa AB, ett företag som…”

C           Framtid – ”Tänk hus som är lika vackra att se på som coca-colan flaskan, just nu är jag…

  1. Gör en snygg inövad avslutning/conclusion. ”Som designer känns det oerhört spännande att gå in i detta projekt tillsammans med er, ni har en oerhörd kompetens och erfarenhet. Tillsammans tror jag vi kan skapa hus för människor runt om i världen som om 100 år säger, minns du de svenska designhusen som såg ut som Coca-cola flaskor, de var vackra!

”Det tar mig två veckor att förbereda ett spontant tal”

Mark Twain

Kommunikationens väg

Det ”Armani mannen” misslyckades med på vårt möte var att han inte visade intresse för mig. Han ställde knappt några frågor, när han lyssnade tittade han samtidigt ut genom fönstret, eller på sin mobil. Han pratade mest om sitt eget företag och skapade ingen dialog eller engagemang.

I en undersökning om möteskultur i Sverige på chef.se svarade 56 procent av cheferna att de ibland gör något annat under möten, t.ex. kollar mobilen. Så tydligen har ”Armani mannen” klonat sig! Hur ska vi då kommunicera för att skapa givande möten? En som mycket framgångsrikt jobbat med att utveckla högpresterande team är Susan A Wheelan. I hennes bok ”Creating Effective Teams” ger hon följande råd:

  1. Delge varandra erfarenhet och kunskap
  2. Skapa framgångsrika strategier för hur viktiga uppgifter ska utföras
  3. Avgörande är dialogen om hur uppdraget ska tolkas och förstås – verklig interaktion!

En orsak till att högpresterande team har bättre möten är inte att de kommunicerar mer, utan effektivare. Alla bjuder till och försöker skapa förtroende, förståelse och påverka varandra positivt.

Närvarons väg

När jag har kurs eller föreläsning om kommunikation brukar alltid några deltagare säga: ”Min chef hälsar inte på mig!”. De är mellan 20-60 år, varför behöver de chefens uppmärksamhet? De är ju vuxna yrkespersoner som borde inse sitt värde, utan att få det bekräftat av någon annan? Ja, men de är även människor med känslor. Vi behöver andra för att bekräfta vår självbild, att vi duger.

Men det finns hinder som gör att vi kan ha svårt att lyssna och vara närvarande:

Vi minns bara ca 3 % av vad en person berättar.

Den som talar hinner säga ca 75-200 ord/minut – den som lyssnar hinner tänka ca 700-2000 ord/m.

Vi kan behålla fokus max 7 minuter, om vi inte engageras.

Vi har ett ansvar att agera professionell utifrån vad andra förväntar sig av vår yrkesroll, för att möten ska bli engagerande och lämna ett positivt avtryck. Det lärde jag mig som skådespelare, men det är en annan historia!

 

Jan Kronkvist

Kronkvist kommunikation AB

www.kronkvist.se

Mötesbranschen
Vi fokuserar på ledarskap, personlig utveckling, affärer och professionella möten. Med örat mot marken bevakar vi trender inom dessa fält och publicerar nyheter, artiklar, reportage och tips för bättre företagande.
Dela.

Kommentera