Så förbättrar ni era möten

Många av oss har varit på möten på jobbet som endast tycks fungera som ett sätt att slösa vår tid. När man kunde ha gjort något konstruktivt är man istället fastnaglad vid en stol bredvid kollegor som surfar, skickar sms och mail. Vad är dessa möten till för, kan man fråga sig. Visst erbjuds det oftast relativt gott kaffe och en helt okej sallad eller dylikt om man har tur, men om det blir den enda utdelningen av mötet kunde man istället börja äta lunch i samlad trupp. Mötena behöver helt enkelt en ordentlig uppfräschning för att på nytt börja fylla sitt egentliga syfte.

Vad är det då som händer vid dessa misslyckade möten, kan man fråga sig. Är det samhällets strikta individualisering som sätter käpparna i hjulet för oss att överhuvudtaget kunna mötas på riktigt även under sådana ordnade former som på ett jobbmöte? Är det all stress som vi alla får brottas med idag som gör att vi mentalt är på en annan plats? Anser vi kanske helt enkelt inte att mötets agenda är relevant? Är det vår moderna syn på chefer som icke innehavare av auktoritet som lämnar plats för att vi endast deltar fysiskt? Det finns nästan lika många svar som individer, men problemet verkar vara en blandning av ovan nämnda.

Hur ändrar vi detta mönster?

Det finns numera en större öppenhet för nya tankar och idéer gällande det mesta, och så även gällande förbättring av mötenas karaktär. Det finns exempelvis en mängd böcker som diskuterar detta problem, vilket kan vara en idé för både chefer och anställda, då de flesta böckerna fokuserar på att anställda och chefer delar ansvaret att göra mötena bättre.

• Våga bryta invanda mönster

Det är lätt att fastna i mötesbeteenden som hindrar från att nå resultat. Jobba aktivt med att hitta nya upplägg och infallsvinklar för att ersätta dessa mönster med någonting konstruktivt och nytt!

• Väck deltagarnas intresse

Efter en tid sjunker deltagarnas fokus vilket gör mötet ineffektivt. Försök att hålla uppe intresset för mötet. Kanske genom aktiva frågor eller nya mötesformer?

• Respektera varandra och lämna plats för allas åsikter

Är det alltid samma personer som kommer till tals, eller har ni en jargong som hindrar kollegor från att uttrycka sig? Ett öppet mötesklimat är en förutsättning för att nå resultat. Det finns många infallsvinklar man tappar när kompetenta medarbetare inte får utrymme. 

• Konsulter, och KBT- utbildad personal

Det är svårt att se missförhållanden man är van vid att uppleva. Överväg att anlita ett proffs som kan identifiera destruktiva mönster och hjälpa er bryta dessa.

På vissa företag passar det med fokus på disciplin samt ordning och reda medan andra har en annan struktur där ytterst restriktiva regler inte fungerar lika bra. Som ledare känner man förhoppningsvis sin personal, och även den miljö som präglar företaget, varför man kan anpassa sig efter detta när man söker nya sätt att förbättra mötena.

Möten på jobbet kan och bör vara givande för alla inblandade, och vågar man bara ta klivet och söka efter alternativa sätt, kan dessa möten visa sig ge den effekt de är tänkta att ge; energi, effektivitet, glädje, ökad prestationsförmåga, ökad kreativitet och bättre sammanhållning.