Kategori: Krönika

Under en arbetsdag är det inte alltid helt lätt att behålla fokus och jobba effektivt. Det finns flera distraktioner som avbryter dig gång på gång. Men det finns som vanligt vissa knep som gör att du kan öka din produktivitet.

Det finns flera exempel på avbrott som sker under tiden du befinner dig på arbetsplatsen och ska hinna med dina uppgifter för dagen. Plötsligt kommer en kollega rusandes och behöver hjälp akut eller också ringer telefonen i ett. Rätt som det är har mörkret fallit och det är dags att gå hem. Då inser du vad du har glömt eller inte hunnit med. Om du känner igen dig och vet med dig att du hamnar i den här situationen för jämnan kommer här fem tips på hur du kan öka din produktivitet med små enkla medel.

Samarbeta med din produktivitetskurva

Alla människor har en så kallad produktivitetskurva. Den kan se lite olika ut och för att du ska komma underfund med hur din kurva ser ut kan du ställa dig själv mot väggen och svara på frågan när på dagen du får mest gjort. Det finns vissa timmar under dagen då vi är mer produktiva än andra timmar. Vissa människor har sin energitopp på morgonkvisten och förmiddagen medan produktiviteten minskar framåt eftermiddagen. Andra känner däremot flitens glöd under kvällen under skrivbordslampan. Detta tipsar bland annat Nätverk Arbetsliv om i en artikel liksom Anders Nilsson som är redaktör på tidningen Sälj & Ledarskap. Kort och gott ska du helt enkelt planera dina arbetsuppgifter efter din personliga produktivitetskurva och ta hand om de uppgifter som du anser är viktigast och mest komplexa då du är mest produktiv.

Skilj på “viktigt” och “brådskande”

Dao Nguyen som arbetar för den amerikanska sociala nyhetssajten BuzzFeed berättar för tidningen Inc. om hur du kan öka din produktivitet på flera sätt. Efter två år som chef för tillväxt och data hos BuzzFeed har Dao Nguyen lyckats femdubbla sajtens antal besökare. Hon tipsar bland annat om att du ska skilja på det som är viktigt från det som är brådskande. Genom att sortera arbetsuppgifterna på det här sättet blir det lättare att behålla fokus på det som är viktigast.

Bestäm din nåbarhet

Att strukturera hur nåbar du är kan också hjälpa dig att öka din produktivitet. Det är lätt att tro att du blir mer effektiv och snabb om du svarar på dina mejl stup i kvarten och svarar på alla inkommande telefonsamtal. Dock tenderar det att vara tvärtom. I samband med att du avbryter ditt arbete kommer du att behöva lägga tid på att än en gång sätta dig in i det du höll på med.

• Sätt upp tidpunkter under dagen då du kollar av din inkorg och svarar på flera mejl vid samma tillfälle istället. Du kan exempelvis kontrollera din e-post en gång på morgonen, en gång vid lunch och en gång på eftermiddagen.
• Bestäm dig för ett par timmar då du tar emot telefonsamtal så att du får åtminstone en timme under arbetsdagen då du inte behöver sitta med luren vid örat.
• Innebär ditt arbete att du ska hålla koll på och uppdatera sociala medier bör även denna läsning schemaläggas så att du gör det under ett par valda tillfällen under dagen.

Planera att distraheras

Oavsett hur fokuserad du är under din arbetsdag kommer du förmodligen aldrig komma ifrån att du kommer att bli distraherad. Därför kan det vara bra att göra upp en ”distraktionsbuffert” tipsar Anders Nilsson, redaktör på tidningen Sälj & Ledarskap, om. Lägg helt enkelt till lite mer tid än vad som behövs till din arbetsuppgift och när du bli distraherad kan du göra en snabb markering som visar vad du höll på med. På så vis kan du komma i gång så snabbt som möjligt sedan igen.

• Det är inte förbjudet att be om att få återkomma senare om det inte är någonting som är akut. Är du mitt uppe i en uppgift kan du avsluta den först innan du tar dig an exempelvis din kollega som behöver din uppmärksamhet.
• Skulle någon knacka på dörren eller axeln eller på något annat sätt avbryta dig – glöm inte att skriva ner vad du höll på med i projektet innan du gör något annat.
• Kanske är det du som inte fokuserar för att du distraherar dig själv? Återigen – notera var du befinner dig i arbetsuppgiften och gå vidare senare.

Lägg in pauser

Det finns inte en människa på jorden som klarar av att arbeta åtta timmar i sträck. Vi behöver få en paus emellanåt för att få tankarna på något annat och ladda upp med lite ny energi. Det kan vara något så enkelt som en kort promenad då du får lite frisk luft som piggar upp. I en artikel från Nätverket Arbetsliv tipsar man om hur du kan planera dina pauser enligt följande:

• Ta inte ut din paus när du har arbetat tills energinivån är i botten – ta en paus när du känner att energin börjar sjunka så att du kan öka på den från ”mitten” istället.
• Har du bestämt dig för att ta en paus ett visst klockslag? Håll dig då till den tiden. Då kommer du att kunna fokusera bättre. Jobba inte under din paus.
• När du väl har en paus är det faktiskt vila som gäller. Släpp arbetet helt och tänk på något annat.

Källor:

3 Insanely Helpful Productivity Tips You Can Learn From BuzzFeed’s Data Guru
3 ”vansinnigt” bra tips för att öka produktivitet
5 sätt att öka produktiviteten
Så ökar du produktiviteten