1. Varför samlas ni?

Även om du tidigt utlyst vad mötet syftar till och vad ni skall tala om, är det utmärkt att välkomna deltagarna med en snabb introduktion. Detta slår fast spelreglerna för mötet och sätter tonen för hela mötet. Om någon kommit till ledningsgruppen för första gången, eller om en gäst närvarar, är detta ett bra tillfälle att introducera vederbörande på ett bra sätt.

Finns det någonting utöver mötets kärnområde som du eller någon annan vill ventilera, skall detta nämnas initialt för att ge samtliga en möjlighet att greppa vad som skall diskuteras. När mötet väl startar skall inga nya ämnen tillkomma även om det känns som en bra idé där och då.

2. Ha en strukturerad agenda

Det är mycket respektlöst att bjuda in till ett möte utan att ha förberett någonting. Undantag är ifall det är ett tillfälligt möte som inte kunnat planeras i förväg. Det är också viktigt att kräva förberedelse av deltagarna på mötet. Agendan är inte någonting som skall utformas tillsammans under mötestid utan det som är grunden för att träffas.

Förbered en tydlig och enkel agenda och be deltagarna att inkomma med förslag innan mötet. På så vis kan ni spendera tiden effektivt och komma vidare till öppna diskussioner eller frågor om tid finns.

3. Tidsuppdelning

Det finns en tumregel om att en styrelse bör lägga 5 % av tiden på dåtid, 20 % nutid och 75 % på framtid. Samtidigt bör en ledningsgrupp lägga 5 % av tiden på dåtid, 75 % på nutid och spendera 20 % till diskussion om framtid.

Det finns ingen regel som kräver att man håller på dessa hålltider, men det finns en poäng i att fokusera mötet i en riktning. Det är vanligt att man ältar dåtid eller framtid. När du utformar agendan kan du testa att sätta tidsgränser för varje av dessa och i efterhand gå igenom hur väl det hela förhöll sig. Om det krävs kanske ni bör avgränsa varje del till en viss tid.

4. Avslut

Även om man kan vilja bordlägga och gå vidare för att sedan återknyta, är detta inte någonting som kommer att leda mötet framåt. Försök att avsluta varje punkt och kom hellre tillbaks för utvärdering av beslutet nästa tillfälle. Varje möte bör kunna avrundas med att samtliga punkter behandlats och diskuterats tillräckligt för att ta beslut om vad som krävs ifall detta är lämpligt. Rör det sig om en informativ punkt, skall den ha ventilerats färdigt innan nästa område öppnas.

5. Protokoll

Det är lätt att förlita sig på stolpar och minnesanteckningar som sedan inte går att förstå. Det är mycket information på ett möte och att föra protokoll är viktigt för uppföljning och utvärdering. Spela in mötet eller anteckna vad som sägs. I vanlig ordning skall dessa anteckningar sedan gå ut till alla deltagare. Även inofficiella möten vinner på att antecknas noga. Om ni följer dessa tips finns stora chanser att ni kan hålla er inom tidsramen för mötet och komma fram till vad ni behöver för att stänga mötet. Effektivare möten sparar tid och innebär tydlighet och möjlighet att driva verksamheten.