De flesta ledare och nyckelpersoner ägnar stor del av sin tid till möten. Även om man sitter av sina timmar och engagerar sig i varje diskussion, är det långt ifrån alltid man får tillräcklig utdelning för tiden som försvunnit. I studier över hur man effektiviserar konferenser och möten antyds ofta att endast en liten del av tiden står för den stora vinsten. Kanske känner du igen det från affärsutvecklarens käpphäst om att åttio procent av vinsten kommer från tjugo procent av arbetet? Konferenser och möten är avgränsade och löper över ett antal dagar eller timmar. Genom att satsa fokuserat på dessa tillställningar kan man få mycket goda utfall, samtidigt som en undermåligt planerad konferens endast kostar utan att smaka.

Det finns ingen vinning i att endast forma sina konferenser och möten utifrån egna upplevelser. Det finns gott om företag och sakkunniga som gått långt för att förmedla tips på hur du gör för att få ut mer av varje timma.

Effektiva konferenser

Initialt bör du göra upp med tanken på att effektivitet innebär svett och panik. Det behöver inte vara stressbaserad effektivitet. Satsa istället på att strukturera och ha en god agenda för vad som skall göras. Tiden för planering är ofta väl satsad och innebär att effektiviteten kommer ur att göra färre saker än tidigare! Dock är det rätt och resultatbaserade sysslor.

Planering

Att bjuda in till en konferens eller ett större möte är ett arbete som börjar långt innan agendan är satt och människor anländer till platsen. Först och främst skall förarbetet utföras och det skall göras korrekt. Ställ följande frågor och besvara dessa så ärligt du kan.

  • Vad är syftet med konferensen?
  • Vilken målsättning har vi?
  • Vilka kärnområden skall vi täcka?
  • Vad för talare bokar vi?
  • Vilken konferensanläggning fyller våra behov?

Fortsätt med följande:

  • Vilken konferensmiljö söker vi?
  • Hur etablerar vi rätt atmosfär?
  • Vad för resultat krävs?
  • Hur följer vi upp?

Om du har svar på dessa frågor är du förmodligen bättre förberedd än flertalet som anordnar konferenser internt!

Agenda

Se till att det finns en tydlig väg från start till mål! Oavsett om det är ett kortare möte eller en riktig konferens, är det viktigt att ha allting klart. Tankar om att ”alla vet orsaken” räcker inte på långa vägar. Allting måste kommuniceras och gärna i god tid för att deltagare skall hinna förbereda sig och kunna tänka igenom allting i lugn och ro.

Även om man har en tydlig dagordning eller planering för dagarna man är iväg, är det viktigt att inte hamna i en kontrollerande roll. Detta är en utmaning och någonting som tar tid att behärska. Genom att fastställa spelreglerna på ett bra sätt, kan man undvika diskussioner om upplägg och planering. Någonting som är en stor konfliktfråga när man inte planerat ordentligt i förväg.

Konferensanläggningar

Det finns många anläggningar runt om i landet och valet är sällan helt enkelt. Var noga med att hålla er till den policy ni har inom företaget för att understryka vikten av trovärdighet. Har ni miljöarbete är det en bra idé att välja en plats som jobbar i enlighet med denna.

Budgetfrågan är en oundviklig del av konferensbokningar och någonting som lätt kan utgöra ett hinder om man inte i förväg tagit fram kostnadsutrymme. Valet av anläggning bör vara en direkt följd av svaren på frågor om syfte, målsättning, kultur och miljö. Det finns många anläggningar att välja bland oavsett om fokus är innerstad eller naturnära.

Analys

En stor del av arbetet med en konferens börjar när deltagarna åker tillbaks till vardagen. Har ni gjort en tydlig målsättning och resultatbaserad plan, kan ni enklare följa upp denna och se ifall ni lyckades nå dit ni ville eller inte. Vad kan förbättras härnäst? Vad resulterade i mest engagemang? Vilka direkta reaktioner uttrycktes?

Det kan vara gynnsamt att följa upp i direkt anslutning till mötet och sedan igen efter en månad eller mer. Ni kan då se vad som är en reaktion på upplevelsen och vad som är en utvärdering av konferensen.