...

Möten Ledarskap Inspiration Personlig utveckling

Kategori: Möten

Högberga Gård Konferens

Högberga gård

”En sofistikerad, passionerad och alltid närvarande mötesplats”

Bara 15 minuter från staden och med enastående utsikt över Stockholms inlopp, hittar du Högberga gård. Detta är platsen för dig med smak för livets goda! Genom åren har det skett en rad förändringar på Högberga gård, och det som en gång i tiden var residens för konstmecenat Fåhraeus, är nu en polerad diamant bland konferensanläggningar. Även i modern tid har anläggningen omformats för att kunna erbjuda den ”konferensvagans” som blivit ett kännetecken för Högberga gård!

Högberga Gård Konferens

Varje hotellrum bär en historia och har inretts och utformats för att bidra till upplevelsen. De stora rummen i huvudbyggnaden och lilla flygeln är nationalromantiskt designade av Carl Westman. Större flygelns rum har en modern känsla. Det bästa av två världar under samma tak.

All inclusive konferens

Konferenser och möten är navet i verksamheten, men upplevelsen är unik! Under senare år har verksamheten växt sig allt större och man söker hela tiden nya och kreativa sätt att utvecklas. Såväl konferenslokaler som hotellrum, aktiviteter och kök har gått från knopp till blomning. Det är därför inte konstigt att man som besökare får uppleva en tillvaro man tidigare bara förnummit i lyrik och dikt.

För en fullkomlig konferens på Högberga gård, finns möjlighet till all inclusive konferens. Denna inkluderar allt från välkomstdrink till mötesrum, gourmetmiddag, vinpaket, övernattning och allt annat som ryms under besöket. Åtskilliga möjligheter finns tillgängliga och ni kan fritt utforma er konferens på det sätt ni önskar!

Sofistikerad konferens

Högberga gård har gjort sig ett namn genom att erbjuda det lilla extra. 1994 invigdes den nya konferensavdelningen, conferencen, i modern stil. Här finns plats för både mindre och större grupper. Som alltid när det gäller Högberga, finns modern teknik, dryck, frukt, enklare smörgåsar och hemlagade delikatesser från köket.

Några år därefter öppnade man en av de mer exklusiva möteslokalerna trakten skådat. Paviljongen är en separat byggnad på en klippavsats en bit från övriga anläggningen. Denna är fullt utrustad för möten och har även en rustik, vedeldad, bastu. Svalka av er gör ni i paviljongens egen pool. På denna plats kan ni njuta under större delen av er vistelse. Allt ni kan tänkas behöva finns inom räckhåll och förstklassig Högbergaservice är inkluderad.

Vin på Högberga

Känner du till att denna anläggning är Sveriges enda Toskanska vinproducent? 2010 åkte representanter ner till vingårdarna och handlade 10 ton druvor av sorterna Cabernet Sauvignon och Sangiovese. Efter frakten till Lidingö, vinifierades dessa och lagrades på ekfat. Den första skörden var klar året efter med 7500 flaskor.

Planera konferensen på Högberga

För att lyckas med konferensen behövs planering och syfte. På webbplatsen hittar du deras mall för saker att tänka på. Enkelt och bra för den som anordnar företagets konferens.

Välkommen till Högberga gård på lidingö!

Mer info på vår sida om konferenser i Stockholm

Countryside meetings

Starta hösten på Countryside meetings!

Countryside Meetings KonferensNu är det snart dags för Countryside meetings! Under många år har storstädernas puls och aktivitet lockat företag och entreprenörer från hela världen. För de som verkligen är ute efter helhetsupplevelser, aktiviteter och njutning, är målet strax utanför i städernas periferi.

I takt med att allt fler söker sig bort från staden när de skall hålla konferens, har också utbudet breddats. Såväl slott som herrgårdar, internat och kurorter har anpassats för att kunna erbjuda förstklassig miljö och tid för reflektion. Många av dessa konferensanläggningar befinner sig i gränslandet mellan natur och innerstad. Som besökare kan du snabbt ta dig från innerstad till grönska och ändå hinna hem till middagen, även om flertalet väljer att dröja sig kvar för att njuta av kvällsbrisen och umgås med övriga.

Konferensbranschen minglar på Countryside meetings

Den 19:e September slår München bryggeriet upp dörrarna för höstens stora konferenshändelse, Countryside meetings! Bakom mässan står Actionfairs och Kickoff som båda är stora namn inom konferens.

I fokus på Countryside meetings är konferensanläggningar i städernas utkant. Endast det bästa ur två helt olika världar! Här kan du träffa representanter för många av Sveriges bästa anläggningar och få ta del av information om utbud och aktiviteter. För de som jobbar inom konferensbokning är inträde gratis och du kommer garanterat få med dig såväl inspiration som nya kontakter inom mötesbokning och konferens.

Utställare och föreläsningar på Countryside Meetings

Som besökare ges du möjlighet att lyssna på intressanta föreläsningar. Ämnen som tas upp är konstnärskap, personligt ledarskap, kreativitet och inspiration. Talare vid Countryside meetings är i år Catrine Näsmark, Torkild Sköld och Elisabeth Wahlin. Dagen avslutas med bubbel och mingel.

Ta del av fördelarna med konferenser i vacker miljö och bygg nätverk inom konferens!

Utställare på konferensen

Bland utställarna på Countryside meetings finns bl a.

  • Aronsborgs Konferenshotell
  • c/o Häringe Slott
  • Contio
  • Gimo Herrgård
  • Gällöfsta Konferens Kungsängen
  • Haga Forum
  • Haga Slott
  • Hotell Blå Blom
  • Hotell Havsbaden
  • Hotel J & Restaurant J
  • Knistad Hotell och Konferens
  • Körunda Golf & Konferens
  • Lastberget Hotell & Konferens
  • More Activities
  • Noors Slott
  • Orbaden Konferens & Spa
  • Runö Möten & Events
  • Reachem
  • Rönneberga konferens
  • Selma spa+

Här hittar du all information om konferensen på Actionfairs.se

Rånäs Slott

Rånäs Slott

Omgärdat av grönska och med solljus som letar sig ner genom lövverket ligger Rånäs slott med sjön Skedviken som närmsta granne. Reuterskiölds grandiosa slott i senempirisk stil, har sedan tidigt 1800tal varit en del av landskapet mellan Stockholm och Uppsala. Med närheten till Arlanda flygplats är Rånäs en unik plats helt i avskildhet och med världens alla länder bara ett stenkast bort.

Det finns någonting magnifikt och ståtligt med Rånäs slott. Kanske är det känslan av harmoni och estetik som bidragit till att det för andra året blivit korat till Årets slottshotell.

Konferens i majestätisk omgivning

De många historier som utspelats mellan väggarna på Rånäs slott har satt sin prägel i rummen. I denna anrika miljö är det svårt att inte tänka passionerat i stora ordalag och se visioner om framgång! De konferenslokaler som finns i slottet har sina rötter både i historieböckerna och i framtiden. Rummen har all modern teknik för att möjliggöra dagens professionella möten och bli en plats där er verksamhet kan få ny skepnad.

Rånäs slott har flera konferensrum att erbjuda besökare. Såväl inne i slottet som i separata byggnader på Reuterskiöldska ägorna och i form av en paviljong mitt i sjön.

Rånäs Slott - Förnuft och Känsla

Spa

Troget sina bombastiska anor görs ingenting halvfärdigt. Slottet och dess faciliteter håller världsklass och upplevelsen sätter sig i minnet. Den SPA anläggning som finns på slottet är utnämnd, av tidningen Plaza kvinna, till en av landets bästa med en motivering som lyfter fram känslan och anläggningens service som viktiga pusselbitar.

Kommer du för konferens och möten är detta en plats för njutning och nedvarvning efter långa möten. Är du hotellgäst kan behandlingarna och njutningen vara den rekreation som tar dig förbi vinterns mörker.

Weekend och årstider

Söker du en paus i vardagen och behöver komma iväg en stund, är slottsporten öppen för helgvistelser. Varför inte göra ett besök och uppleva anläggningen som privatperson innan ni bokar nästa konferens?

De olika årstider som passerar får utrymme på Rånäs i form av menyer och händelser. Sensommarens skaldjur och vårens primörer har sin egen storhetstid. För att bevara omgivningen och den känsla som bara infinner sig bortanför städernas elektroniska ljus, finns det klara miljöbeslut som inneburit miljömärkning.

Välkommen till Rånäs

Det finns möjlighet att uppleva känslan på Rånäs hela året. Med utmärkelser för anläggning och SPA samt med högsta hotellbetyg från DN är det en plats att komma tillbaks till!

Bilder från Rånäs Slott:

 

Läs mer om andra konferensanläggningar på vår infosida om konferens i Stockholm

Effektiva möten hos Microsoft

Effektiva möten hos Microsoft

Om ni är som de flesta andra bolag har ni fasta kontorsplatser och ett skrivbord för varje medarbetare. Kanske följde ni även strömmen som gick från individuella kontorsrum till landskap? I takt med att förutsättningar, mötesformer och teknik har utvecklats, finns nu en mängd faktorer som kullkastar traditionen av skrivbordskontor. I vilket fall inom somliga branscher.

Microsoft har gått längst fram i ledet när det kommer till arbetsplatsen och varje förändring som genomförts har byggts på väl uträknad information! Första skissen till den nya arbetsplatsen var en utveckling av ett dokument Bill Gates gick ut med under 2005. I dagsläget har åtskilliga kontor fått helt ny atmosfär. Kanske har kartan för arbetsplatser förändrats i grunden, om än långt efter att möjligheterna uppkommit.

Fokus på effektivitet

Vid Microsofts kontor i Sverige kom man fram till att bara 25 procent av arbetstiden utgick från arbetsplatsen. Människor valde andra miljöer och utrymmen för att utföra sitt jobb. Trots detta slukade traditionella arbetsytor 60 procent av utrymmet i lokalen!

De tekniska framsteg som gjorts under senare år, har möjliggjort ett mobilt arbete där man kan befinna sig var man vill och samtidigt ha med sig allt man behöver. Parallellt med detta, vilket Gates också framhåll, är det ett generationsskifte där allt fler har med sig internetvana och rörlighet som naturliga delar. Flera av medarbetarna på Microsoft valde att jobba hemifrån när det krävdes stort fokus, eller på offentliga platser när man ville ha en kreativ miljö. Arbetsplatsen erbjöd därmed inte förutsättningarna som krävdes för att de anställda skulle prestera optimalt, och inte heller de möjligheter som önskades.

Arbetsplatsen bör vara till för att stötta människor i företaget och bidra till effektivitet och kreativ atmosfär! Därför anpassades lokalerna efter företagets verkliga tillgång, nämligen arbetslaget!

Rätt underlag

För att kunna ta fram nya arbetsplatser utgick man från en intern definition av faktorer och behov. Människa, teknik och plats. Syftet var att identifiera vad som krävdes och hur dagens arbete egentligen utfördes. Utifrån denna information kunde man sedan utveckla kontor som bidrog till resultat och trevnad.

All mobil teknik, bärbar dator, kamera, högtalare och telefon, kan enkelt förflyttas. Det finns nu inga fasta kontorsplatser och man har ansträngt sig för att introducera kreativitet! Det nya kontoret minskades ner med 30 % samtidigt som nöjdheten gick upp med 32 %.

Fri sittning och kreativa miljöer där varje våningsplan i byggnaden har en egen stadsmiljö. Kulturhus, station etc. Här kan man finna plats för kreativa och innovativa diskussioner samtidigt som man underlättat för de som vill jobba hemifrån ibland.

Allt fler intresserar sig för alternativa kontor där nöje, vila, arbete och utbyte får rum. Det nya kontorslandskapet ställer nya krav på mötesformer, ledarskap, samarbeten och konferenser. Kanske har en ny våg slagit in över företagsvärlden där man nu kan knäppa upp ett par skjortknappar, luta sig tillbaks och umgås även på jobbet.

Mötesteknik enligt Apple och Google

Mötesteknik enligt Apple och Google

De flesta personer i ledarposition tillbringar åtskilliga timmar i möten. Flertalet studier visar hur stora delar av arbetstiden öronmärks för möten, även om resultatet inte tycks stå i proportion till den tid som används. Genom åren har man tagit fram en mängd teorier kring hur beslutsvägar och möten kan effektivisera i såväl mindre som större företag.

Bland företag som går in under ”Fortune 500”, finns det åtskilligt att lära sig vad gäller mötesteknik. Några få regler, eller förhållningsätt, verkar dock vara genomgående för majoriteten av dessa framgångsbolag och vi kommer att belysa dessa, samt några specifika riktlinjer hos Apple och Google.

Riktlinjer för kreativa möten

  • Alla möten skall ha ett syfte och en dagordning
    Det är vanligt att möten utan tydliga syften och agendor blir kafferep och tillbakablickar. Möten som inte har agenda kan fungera som fria diskussioner men utan syfte blir även detta svårt.
  • Deltagare skall få med sig uppgifter från mötet
    Flertalet framgångsrika företag har som riktlinje att alla deltagare skall få med sig en uppgift eller någonting som skall utföras. Konkreta handlingspunkter.
  • Bestäm sluttid
    Sätt en tydlig sluttid för ert möte och se till att allting hunnits med under denna tid. Detta tvingar fram kreativitet och underlättar fokus. Genom att bestämma hur länge mötet skall fortgå kan man minimera sidospår och hålla sig till sakområdet.

Apple

När ännu Steve Jobs håll i tömmarna var det signifikant för Apple att bibehålla uppstartsglöden och arbeta på samma sätt som när man började bli stora. Dessa förhållningssätt har de använt under företagets möten.

  • Varje göromål skall ha en ansvarig person
    Genom att en person äger uppgiften finns det ingen förvirring om vem som skall göra vad. Under mötet är det enkelt att se vem som redogör för ämnet i fråga.
  • Var beredd på att utmana och bli utmanad
    Det finns flera berättelser om hur Jobs kunde ifrågasätta sina medarbetare. Vår rekommendation är inte att aggressivt fråga ut alla runt bordet, men tanken om att argumentera och försvara/ifrågasätta en idé verkar ha fungerat bra.

Google

VP of Business Operations, Kristen Gil, talade för ett par år sedan om arbetet med att bibehålla snabbheten hos ett litet företag medan Google växte sig allt större.[1]

Under 2011 arbetade man med att hitta tillbaks till ursprungliga värderingar, startup känslan och att hålla effektiva möten. Några av de förändringar som genomfördes var som följer.

  • Alla möten skall ha en tydlig beslutsfattare
    Enligt Gil är detta en av förutsättningarna bakom att man i Google+ hunnit leverera fler än 100 uppdateringar inom 90 dagar sedan lansering.
  • Inte fler än tio personer
    När man är färre deltagare går beslut snabbare och man kan hålla uppe fokus. Bara de som behöver vara på mötet skall finnas där.
  • Vänta inte med beslut
    Företaget skall aldrig tyngas ner av mötesbokningar. Behöver man ett möte för att kunna ta beslut, får man hålla ett snabbt möte omedelbart! Inte vänta till nästa inbokade.

Både Apple och Google talar om att hitta tillbaks till det entreprenörseffektiva mötet som tidigare funnits i företaget. Det är lätt att gå igenom hela företaget varje gång. Se till att hålla möten med fokus och stringens för att slippa onödig mötestid och få resultat.

[1] Think with google, article, start up speed

Fem tips för effektiv konferens

Fem tips för effektiv konferens

Inom bolagsvärlden sker konferenser oavbrutet. Att ses på neutral mark för diskussioner, avkoppling, inspiration eller utveckling har stor påverkan när det kommer till företagsmiljö och innovation. Samtidigt är det vanligt att man inte organiserat sin konferens tillräckligt bra för att den skall bli någonting utöver en kostnad. Försäkra dig om att ni gör en investering i företaget och inte bara spenderar pengar i blindo.

Här följer några enkla punkter som kan ha stor påverkan och ge förslag på hur ni lyckas nå uppsatta mål. För visst har ni syfte, analys, struktur, samt en korrekt utförd strategi för mötet ni bokat?

1 Syfte

Varför håller ni konferensen? Detta är en fråga som ofta glöms bort i planeringen av årets höjdpunkt. Se till att det finns ett syfte med konferensen och att den planeras för att nå målet! Utan ett tydligt syfte finns det inte någon möjlighet att mäta resultat eller att förbättra upplägg och struktur. Skriv ner varför ni har ert möte oavsett vad orsaken är. Utbildning, teambildning, avkoppling, introduktion. Det spelar ingen roll vad ni kommer fram till så länge ni vet orsaken till investeringen.

2 Planeringsuppdraget

Det är bra att vara ute i god tid för att hinna anlita rätt föreläsare och för att kunna förbereda deltagarna på vad som väntar. En tydlig kommunikation är viktig för att kunna nå målet och för att alla skall ha en uppfattning om vad de har att vänta. Det är inte fel att dela med sig av inriktning, talare och upplägg innan mötet i fråga.

Skall ni resa bort till en större anläggning är det också bra att informera om resor och datum minst två månader i förväg.

3 Talare

Välj inte mellan sakkunniga eller motivationstalare. Försök hitta föreläsare som har både inspiration och kunskap. Väletablerade talare uppskattas ofta, men i efterhand är det de som kunde bjuda på helheten som nämns. Även här, är det viktigt med stringens och att talarna håller den linje ni beslutat.

Skall ni diskutera ämnen eller förslag, är det inte fel att bjuda in föreläsarna att delta. På så vis kan nya idéer och strategier ta form och bidra till konferensupplevelsen och effekten.

4 Relationer

Även om det är fullt av undervisning, diskussion, möten och agendor på er konferens, är det fundamentalt viktigt att främja personliga samtal. Håll alltid ett antal timmar öronmärkta för avslappnade diskussioner, kaffe eller ledig tid. Här reflekteras och idisslas tankar om företaget, talare, sakområden och förbättring.

Genom att låta deltagare få tid till reflektion och eftertanke uppnår flera sin reella potential och överglänser de akademiska meriterna. Detta är mycket värt för den som initierar mötet.

5 Analysfasen

Har ni haft en planering, ett syfte, en struktur och ett mål, är det också betydligt simplare att följa upp konferensen och se om ni nått hela vägen eller inte. Detta ligger inte bara till grund för nästa professionella konferens, utan indikerar en hel del om era rutiner och utvecklingsområden internt.

Se era möten som ett projekt under förbättring där varje insikt är ränta på investeringen. Tids nog kommer ni ha möjlighet att nå längre och se tydlig avkastning på de satsningar som går under konferens.

Här har vi sammanställt ytterligare info gällande konferensanläggningar och bokningsbolag i Stockholm

Har videokonferenser spelat ut sin roll?

Har videokonferenser spelat ut sin roll?

”Näringslivet är under påverkan av samhällsförändringar och marknadsfluktuationer. Det globala nätverket utmanas av fysiska samtal när en ny generation befolkar styrelserummet.”

De unga som nu kliver in som befattningshavare och sakkunniga, kommer från en bakgrund där flexibilitet och rörlighet är centrala frågor. Digital teknik har möjliggjort samarbeten över geografiska avstånd och innebär att man kostnadseffektivt, om inte fullkomligt gratis, kan interagera över kontinenten. Hur detta påverkar konferenser och möten är någonting man inte utrett till fullo. Dock finns indikationer på att mötesdeltagarna passerat uppläggen för möten och föredrag. Hur anpassar man en kulturellt bunden kontext till nutidens krav?

Från agitation till relation

Tidigare konferenser och möten har i mångt och mycket handlat om hur man tar del av sakkunnigas expertis för att sedan implementera sin nyvunna kompetens i verksamhetens olika delar. Den generation som nu blir allt synligare på högre poster, 1982-2003, har inte samma tålamod eller acceptans. Även om det är en sanning med modifikation kan man se hur reflektion och källgranskning blivit självklara inslag i professionella möten. Det efterfrågas allt mer av delaktighet och samtal än tidigare vilket påverkat såväl ledningsmetodik som mötesbranschen och övrig verksamhet.

Förenklat är steget från tanke till diskussion kortare och man förväntas bli tagen på allvar och få sin tanke prövad. Det är här en teknisk videokonferens inte når hela vägen. De traditionella mötesplatser som varit kring vattenbehållare eller kaffemaskiner, finns kvar även om de inte är lika utbredda. I konferensen förekommer prestige, struktur och en tydlig agenda som man förhåller sig till. Spontana diskussioner som går utanför ramen faller bort. Detta kan vara förklaringen till att många beslut fattas vid nittonde hålet på klubben, eller efter jobbet.

Vilken riktning

Allt som oftast dryftas idéer om att tekniken är ett hot mot traditionella konferenser och möten. Rob Davidson, sakkunnig inom personliga möten, antyder att det är helt tvärtom! Det är i fysiska möten och en lugn miljö som meningsutbyte och beslut fattas. På en nivå som videokonferenser inte når.

Att organisera professionella konferenser och möten handlar inte bara om utsatta föreläsningar. De handlar till större del om att förmedla inspiration som påverkar samtalen mellan föredrag och samlingar. Tesens antites innebär den nya plattformen för vår tids konferensutbyte. Därav är övernattningen och samtalen efter dagens möten, någonting förändrar resultatet.

Fem tips för effektiva möten

Fem tips för effektiva möten

1. Varför samlas ni?

Även om du tidigt utlyst vad mötet syftar till och vad ni skall tala om, är det utmärkt att välkomna deltagarna med en snabb introduktion. Detta slår fast spelreglerna för mötet och sätter tonen för hela mötet. Om någon kommit till ledningsgruppen för första gången, eller om en gäst närvarar, är detta ett bra tillfälle att introducera vederbörande på ett bra sätt.

Finns det någonting utöver mötets kärnområde som du eller någon annan vill ventilera, skall detta nämnas initialt för att ge samtliga en möjlighet att greppa vad som skall diskuteras. När mötet väl startar skall inga nya ämnen tillkomma även om det känns som en bra idé där och då.

2. Ha en strukturerad agenda

Det är mycket respektlöst att bjuda in till ett möte utan att ha förberett någonting. Undantag är ifall det är ett tillfälligt möte som inte kunnat planeras i förväg. Det är också viktigt att kräva förberedelse av deltagarna på mötet. Agendan är inte någonting som skall utformas tillsammans under mötestid utan det som är grunden för att träffas.

Förbered en tydlig och enkel agenda och be deltagarna att inkomma med förslag innan mötet. På så vis kan ni spendera tiden effektivt och komma vidare till öppna diskussioner eller frågor om tid finns.

3. Tidsuppdelning

Det finns en tumregel om att en styrelse bör lägga 5 % av tiden på dåtid, 20 % nutid och 75 % på framtid. Samtidigt bör en ledningsgrupp lägga 5 % av tiden på dåtid, 75 % på nutid och spendera 20 % till diskussion om framtid.

Det finns ingen regel som kräver att man håller på dessa hålltider, men det finns en poäng i att fokusera mötet i en riktning. Det är vanligt att man ältar dåtid eller framtid. När du utformar agendan kan du testa att sätta tidsgränser för varje av dessa och i efterhand gå igenom hur väl det hela förhöll sig. Om det krävs kanske ni bör avgränsa varje del till en viss tid.

4. Avslut

Även om man kan vilja bordlägga och gå vidare för att sedan återknyta, är detta inte någonting som kommer att leda mötet framåt. Försök att avsluta varje punkt och kom hellre tillbaks för utvärdering av beslutet nästa tillfälle. Varje möte bör kunna avrundas med att samtliga punkter behandlats och diskuterats tillräckligt för att ta beslut om vad som krävs ifall detta är lämpligt. Rör det sig om en informativ punkt, skall den ha ventilerats färdigt innan nästa område öppnas.

5. Protokoll

Det är lätt att förlita sig på stolpar och minnesanteckningar som sedan inte går att förstå. Det är mycket information på ett möte och att föra protokoll är viktigt för uppföljning och utvärdering. Spela in mötet eller anteckna vad som sägs. I vanlig ordning skall dessa anteckningar sedan gå ut till alla deltagare. Även inofficiella möten vinner på att antecknas noga. Om ni följer dessa tips finns stora chanser att ni kan hålla er inom tidsramen för mötet och komma fram till vad ni behöver för att stänga mötet. Effektivare möten sparar tid och innebär tydlighet och möjlighet att driva verksamheten.

Slösar du med dina kollegors tid

Slösar du med dina kollegors tid?

De flesta ledare och nyckelpersoner ägnar stor del av sin tid till möten. Även om man sitter av sina timmar och engagerar sig i varje diskussion, är det långt ifrån alltid man får tillräcklig utdelning för tiden som försvunnit. I studier över hur man effektiviserar konferenser och möten antyds ofta att endast en liten del av tiden står för den stora vinsten. Kanske känner du igen det från affärsutvecklarens käpphäst om att åttio procent av vinsten kommer från tjugo procent av arbetet? Konferenser och möten är avgränsade och löper över ett antal dagar eller timmar. Genom att satsa fokuserat på dessa tillställningar kan man få mycket goda utfall, samtidigt som en undermåligt planerad konferens endast kostar utan att smaka.

Det finns ingen vinning i att endast forma sina konferenser och möten utifrån egna upplevelser. Det finns gott om företag och sakkunniga som gått långt för att förmedla tips på hur du gör för att få ut mer av varje timma.

Effektiva konferenser

Initialt bör du göra upp med tanken på att effektivitet innebär svett och panik. Det behöver inte vara stressbaserad effektivitet. Satsa istället på att strukturera och ha en god agenda för vad som skall göras. Tiden för planering är ofta väl satsad och innebär att effektiviteten kommer ur att göra färre saker än tidigare! Dock är det rätt och resultatbaserade sysslor.

Planering

Att bjuda in till en konferens eller ett större möte är ett arbete som börjar långt innan agendan är satt och människor anländer till platsen. Först och främst skall förarbetet utföras och det skall göras korrekt. Ställ följande frågor och besvara dessa så ärligt du kan.

  • Vad är syftet med konferensen?
  • Vilken målsättning har vi?
  • Vilka kärnområden skall vi täcka?
  • Vad för talare bokar vi?
  • Vilken konferensanläggning fyller våra behov?

Fortsätt med följande:

  • Vilken konferensmiljö söker vi?
  • Hur etablerar vi rätt atmosfär?
  • Vad för resultat krävs?
  • Hur följer vi upp?

Om du har svar på dessa frågor är du förmodligen bättre förberedd än flertalet som anordnar konferenser internt!

Agenda

Se till att det finns en tydlig väg från start till mål! Oavsett om det är ett kortare möte eller en riktig konferens, är det viktigt att ha allting klart. Tankar om att ”alla vet orsaken” räcker inte på långa vägar. Allting måste kommuniceras och gärna i god tid för att deltagare skall hinna förbereda sig och kunna tänka igenom allting i lugn och ro.

Även om man har en tydlig dagordning eller planering för dagarna man är iväg, är det viktigt att inte hamna i en kontrollerande roll. Detta är en utmaning och någonting som tar tid att behärska. Genom att fastställa spelreglerna på ett bra sätt, kan man undvika diskussioner om upplägg och planering. Någonting som är en stor konfliktfråga när man inte planerat ordentligt i förväg.

Konferensanläggningar

Det finns många anläggningar runt om i landet och valet är sällan helt enkelt. Var noga med att hålla er till den policy ni har inom företaget för att understryka vikten av trovärdighet. Har ni miljöarbete är det en bra idé att välja en plats som jobbar i enlighet med denna.

Budgetfrågan är en oundviklig del av konferensbokningar och någonting som lätt kan utgöra ett hinder om man inte i förväg tagit fram kostnadsutrymme. Valet av anläggning bör vara en direkt följd av svaren på frågor om syfte, målsättning, kultur och miljö. Det finns många anläggningar att välja bland oavsett om fokus är innerstad eller naturnära.

Analys

En stor del av arbetet med en konferens börjar när deltagarna åker tillbaks till vardagen. Har ni gjort en tydlig målsättning och resultatbaserad plan, kan ni enklare följa upp denna och se ifall ni lyckades nå dit ni ville eller inte. Vad kan förbättras härnäst? Vad resulterade i mest engagemang? Vilka direkta reaktioner uttrycktes?

Det kan vara gynnsamt att följa upp i direkt anslutning till mötet och sedan igen efter en månad eller mer. Ni kan då se vad som är en reaktion på upplevelsen och vad som är en utvärdering av konferensen.

Sida 2 av 2

Drivs med WordPress & Tema av Anders Norén

Seraphinite AcceleratorOptimized by Seraphinite Accelerator
Turns on site high speed to be attractive for people and search engines.