Inom bolagsvärlden sker konferenser oavbrutet. Att ses på neutral mark för diskussioner, avkoppling, inspiration eller utveckling har stor påverkan när det kommer till företagsmiljö och innovation. Samtidigt är det vanligt att man inte organiserat sin konferens tillräckligt bra för att den skall bli någonting utöver en kostnad. Försäkra dig om att ni gör en investering i företaget och inte bara spenderar pengar i blindo.

Här följer några enkla punkter som kan ha stor påverkan och ge förslag på hur ni lyckas nå uppsatta mål. För visst har ni syfte, analys, struktur, samt en korrekt utförd strategi för mötet ni bokat?

1 Syfte

Varför håller ni konferensen? Detta är en fråga som ofta glöms bort i planeringen av årets höjdpunkt. Se till att det finns ett syfte med konferensen och att den planeras för att nå målet! Utan ett tydligt syfte finns det inte någon möjlighet att mäta resultat eller att förbättra upplägg och struktur. Skriv ner varför ni har ert möte oavsett vad orsaken är. Utbildning, teambildning, avkoppling, introduktion. Det spelar ingen roll vad ni kommer fram till så länge ni vet orsaken till investeringen.

2 Planeringsuppdraget

Det är bra att vara ute i god tid för att hinna anlita rätt föreläsare och för att kunna förbereda deltagarna på vad som väntar. En tydlig kommunikation är viktig för att kunna nå målet och för att alla skall ha en uppfattning om vad de har att vänta. Det är inte fel att dela med sig av inriktning, talare och upplägg innan mötet i fråga.

Skall ni resa bort till en större anläggning är det också bra att informera om resor och datum minst två månader i förväg.

3 Talare

Välj inte mellan sakkunniga eller motivationstalare. Försök hitta föreläsare som har både inspiration och kunskap. Väletablerade talare uppskattas ofta, men i efterhand är det de som kunde bjuda på helheten som nämns. Även här, är det viktigt med stringens och att talarna håller den linje ni beslutat.

Skall ni diskutera ämnen eller förslag, är det inte fel att bjuda in föreläsarna att delta. På så vis kan nya idéer och strategier ta form och bidra till konferensupplevelsen och effekten.

4 Relationer

Även om det är fullt av undervisning, diskussion, möten och agendor på er konferens, är det fundamentalt viktigt att främja personliga samtal. Håll alltid ett antal timmar öronmärkta för avslappnade diskussioner, kaffe eller ledig tid. Här reflekteras och idisslas tankar om företaget, talare, sakområden och förbättring.

Genom att låta deltagare få tid till reflektion och eftertanke uppnår flera sin reella potential och överglänser de akademiska meriterna. Detta är mycket värt för den som initierar mötet.

5 Analysfasen

Har ni haft en planering, ett syfte, en struktur och ett mål, är det också betydligt simplare att följa upp konferensen och se om ni nått hela vägen eller inte. Detta ligger inte bara till grund för nästa professionella konferens, utan indikerar en hel del om era rutiner och utvecklingsområden internt.

Se era möten som ett projekt under förbättring där varje insikt är ränta på investeringen. Tids nog kommer ni ha möjlighet att nå längre och se tydlig avkastning på de satsningar som går under konferens.

Här har vi sammanställt ytterligare info gällande konferensanläggningar och bokningsbolag i Stockholm