Författare: Mötesbranschen Sida 3 av 9

den 23 december, 2015

i Ledarskap

Att vara chef är inte alltid det lättaste då man har mycket att ansvara för. Att se till att de anställda hela tiden trivs och har en så bra arbetsmiljö som möjligt är ett av dessa områden som man behöver vara bra på för att lyckas som chef. Hur ska man då ta hitta inspirationen att hela tiden se till att de anställda trivs och har det bra? Hur ska man på bästa sätt se till att ta tillvara de anställdas kompetens och kunnighet?

Att som chef själv se till att fokusera på kundernas behov, ha förmågan att samarbeta med många olika personer dagligen och att samtidigt se till att hela tiden underhålla sin egen inspirationsförmåga är ett krävande arbete, men det är möjligt att genomföra då det finns många bra chefer världen över som lyckas med just detta.

Inspirerande chefer

Att vara en inspirerande chef handlar om att sätta utmanande mål, att lägga tid på att utveckla sina medarbetare och att främja samarbetet mellan alla medarbetare på företaget. Vad man vidare behöver vara bra på är att uppmuntra medarbetarna och hjälpa dem att bli mer innovativa för att på så sätt kunna utveckla företaget så mycket som möjligt, att vara bra på att skapa bra relationer på arbetsplatsen och att vara bra på att tydliggöra visionerna för företaget. Man ska även kunna vara effektiv på att kommunicera och man ska även anse det vara av vikt att lägga tid på just kommunikation. Att sedan uppfattas som en förebild inom organisationen är såklart även det ytterst viktigt eftersom få personer önskar arbeta under en chef som man inte själv anser göra bra saker för företaget.

För att kunna åstadkomma detta behöver man såklart ibland låta sig inspireras själv. Man måste så att säga underhålla sin egen inspirationskraft för att själv uppfattas som inspirerande. Ett bra tips är att se till att aldrig nöja sig utan att se till att göra sig bättre hela tiden. På detta sätt håller du dig alltid i framkant vad gäller att vara inspirerande och innovativ. Om du arbetar med att förbättra ditt sätt att vara chef så är det lättare för de anställda att ta efter dig och att se dig som en förebild.

Olika ledarstil

Det är egentligen bara du själv som kan bestämma vad för slags ledarstil och vad för slags chef just du vill vara. Det som passar för en person passar inte alls för en annan. Att ta efter din egen chef eller en chef du haft tidigare i livet är alltså inte alltid en bra idé då deras ledarstil kan göra att du blir hämmad i ditt försök att vara som dem. Hitta din egen ledarstil!

Minimera meningslösa möten

den 16 december, 2015

i Möten

Att minimera meningslösa är lättare sagt än gjort, men det är långt ifrån omöjligt. Här i Sverige sitter vi stilla i möten i snitt cirka 25 % av vår totala arbetstid så att ett välplanerat möte sparar både deltagarnas energi och företagets pengar är knappast en nyhet. Många har dock hamnat i en dålig spiral av det ena dåliga och meningslösa mötet efter det andra och det är svårt att ta sig ur denna spiral på egen hand. Numera är det fler och fler som ser på hjälp utifrån för att förbättra möten som något positivt och många företag betalar med glädje ut arvoden till utomstående som är proffs på att minimera meningslösa möten.

Nya vs äldre företag

Då det redan finns invanda mönster på företaget och då de personer som oftast leder mötena redan har sitt sätt att leda mötena kan det vara svårt att lära många av dessa personer att tänka om. Det gamla ordspråket att det är svårt att lära gamla hundar att sitta är lätt att applicera på just vårt sätt att se på möten. Man kan dock se en stor skillnad gällande de yngre och de äldre företagen där nya företagare som är mer ”2000-tal” gällande vad de sysslar med också är mer öppna för nya idéer gällande möten. De äldre företagen hamnar lättare i den dåliga spiralen som leder till meningslösa möten. En anledning till detta är att de äldre företagen ofta är mer konservativa gällande företagets hierarki än vad de nya företagen är.

Hierarki på företaget

Det har under en ganska lång tid varit ”finare” med platta organisationer än med hierarkiska dito av den enkla anledningen att det av många anses vara mer passande för den tid vi lever i. Det talas dock ofta om att hierarki kan vara bra om man ser till att de som befinner sig längre ner i pyramiden kan driva fram idéer, krav, förbättringar och tankar i informella situationer.

Informell hierarki

För att kunna skapa informella situationer där chefer möter medarbetare i ”oorganiserade” situationer. På mindre företag är detta naturligtvis väldigt mycket enklare att lösa då man kan möta varandra dagligen under dessa förhållanden. På stora företag sår man se till den chef som är närmast ansvarig som den person som får representera chefspositionen om detta med ”oorganiserade” situationer ska kunna gå att applicera då man sällan, och i vissa fall aldrig, möter den högsta chefen i stora företag.

Personer som arbetar med ledarskapsfrågor och som stödjer denna teori menar att för att det ska kunna fungera med hierarki i ett företag så ska gärna företaget präglas av tolerans och en tydlig hierarki som fylls med informellt innehåll. Man kan även beskriva det som ett företag med tydliga roller där medarbetarna har en relation till chefen som präglas av ett modernt informellt ”hejande” istället för det traditionella gamla ”niandet” där man varken vågade säga bu eller bä.

Ta vara på dina anställdas talanger

den 10 december, 2015

i Ledarskap

Vi är alla duktiga på något och inte helt sällan så kan våra talanger och kunskaper komma till nytta när vi minst anar det. Att som chef snappa upp kompetens hos de anställda som ligger utanför arbetsområdet på företaget är en smart strategi då det är just sådana talanger och kunskaper som kan leda just ert företag framåt på ett sätt som andra inte kan då de fokuserar för mycket på endast det som man tror vara relevant för företaget.

Utbildning

Många av oss har studerat mer än en sak på universitetet idag och många har även andra utbildningar i bagaget som exempelvis kostrådgivare. Ta vara på denna slags kompetens på kontoret och låt den av dina anställda som är kostrådgivare se över era luncher och låt denna person göra en lunchmeny så att ni alla kan prestera bättre genom att äta bättre mat. Kanske en annan är massör/massös? Då kan ni ju låta denna person stå för lite massage på jobbet vilket skulle kunna leda till färre sjukskrivningar.

Sedan finns det naturligtvis många andra intressanta utbildningar från universitetet som kan komma till användning. Se efter vad som gömmer sig hos era anställda så ska ni se att ni kan sluta upp med att hyra in andra som har en specifik kompetens för ni kan redan ha mer av denna vara redan hos era vanliga anställda.

Var en nyfiken chef

För att kunna ta tillvara alla de anställdas kompetens krävs det att du som chef vet vad de anställda är intresserade av och vad de kan utanför sitt kompetensområde på arbetsplatsen. Man kan vinna både tid, pengar och sammanhållning om man tar tillvara den kompetens som redan finns i företaget. Vissa människor är multibegåvade men fungerar väldigt dåligt som chefer till exempel. Dessa människor vill företag gärna ha kvar eftersom deras kompetens är en stor vinning för företaget.

Vad som ofta sker är att man glömmer bort att denna slags människor inte fungerar bra i chefsposition och efter ett tag erbjuder man chefsroller för att det hör till när en duktig medarbetare har varit i ett företag en viss tid. Att kunna se igenom detta och diskutera med personen i fråga kan ofta leda till att man upptäcker att den position i företaget som man vill ge personen som ett bevis på att man uppskattar dennes arbete snarare blir ett straff. Det kan däremot vara så att en person som varit anställd endast hälften så länge skulle passa utmärkt som chef. Då är det en god idé att samla alla tre till ett möte där man diskuterar hur alla vill ha det för att hålla stämningen i företaget god och att se till att göra så många som möjligt nöjda.

4 tips för att minska stress

den 11 november, 2015

i Hälsa

Stress är en fiende som vi alla känner till väl. Även om inte all stress är negativ, så är den negativa stressen något som påverkar oss alla, och kan bero på en mängd olika saker. Det kan vara problem med en anställd, att budgeten inte går ihop, kunder som inte betalar i tid, eller något av privat natur. Stressen kan påverka både dig som person och företaget på ett ofördelaktigt sätt. Här nedan följer fyra tips för att minska stressen.

Tacksamhet

Gör en lista över alla saker som du är tacksam för i ditt liv. Läs den på morgonen direkt efter att du vaknat, innan hjärnan har börjat vandra iväg till arbetsplatsen, och innan de första negativa tankarna hunnit leta sig fram i ditt medvetande. Detta hjälper dig att få ett större perspektiv på din tillvaro, och hjälper dig att komma ihåg vad som verkligen är viktigt i ditt liv och även på din arbetsplats. Förhoppningsvis ger detta dig bättre förutsättningar att tackla dagens utmaningar på bästa sätt och styrkan att göra det bästa av din situation.

Se möjligheterna

Påminn dig själv om att till synes negativa händelser kan visa sig leda till någonting riktigt bra. Det är viktigt att komma ihåg att man inte alltid ser hela bilden från sin position. När något inte går enligt planerna tenderar vi att automatiskt se det som ett problem, men så behöver verkligen inte vara fallet. Livet förändras konstant vare sig vi vill det eller inte, ibland till det sämre, men det kommer även att gå åt rätt håll. Kanske är just dagens negativa händelse startskottet för en positiv utveckling, trots att du inte kan se det just nu?

Självmedvetenhet

Det är inte självklart att vi märker när stressen påverkat oss negativt. Ibland påverkar den oss till att bli mer negativa, snarstuckna, och låsta vid stela tankesätt utan att vi själva reflekterar över det. För gärna anteckningar över ditt arbete, händelser, och dina reaktioner över detta. Över en längre tid kanske du hittar tydliga mönster, vilket ger dig möjlighet att förändra beteenden och tankemönster till det bättre.

Glädjeämnen

Försök att några gånger per dag göra något som får dig att känna glädje.  Det kan vara väldigt små saker, som att tala med en person du tycker om, läsa roliga historier, eller något annat som du föredrar. Sprid ut stunderna under dagen från morgon till kväll så att du känner glädjen med jämna mellanrum. Detta hjälper dig att bibehålla en känslomässig balans, vilket kommer att klara av dagens svårigheter på ett bättre sätt.

Så undviker du att bli utbränd

Wikipedia – Utbrändhet
Utmattningssyndrom
Utbrändhet och utmattning
Syndrom vid utmattning

den 4 november, 2015

i Hälsa

Inte sällan talas det om utbrändhet och att personer ”går in i” den berömda väggen inom de flesta branscher. Ofta upptäcks den totala utmattningen inte förrän det är för sent. Dock finns det varningsklockor som ringer innan dess. Genom att känna till dessa kan du förhoppningsvis undkomma att bli utbränd.

Termen som vi gärna använder oss av i dag är utbrändhet. Dock har forskare kommit med rådet att undvika begreppet utbrändhet. Anledningen är att termen ”burnout” som under 1960-talet brukades av psykologer och psykiatriker i USA inte riktigt stämmer överens med direktöversättningen utbrändhet. Genom att benämna utmattningen som utbrändhet låter det som om att det inte är möjligt att återhämta sig igen och komma ur tillståndet. Visserligen är det ofta en lång process för att bli frisk igen – därför används främst benämningen utmattningssyndrom och utmattningsdepression numera då en diagnos ställs.

Vad innebär utmattningssyndrom?

Livet och vardagen är som bekant inte alltid en dans på rosor. Det dyker upp situationer som skapar stress och detta är någonting du skall vara uppmärksam på. Människan är kapabel till att hantera en viss mängd stress men det innebär också att tid för återhämtning krävs. Skulle du däremot inte balansera din stressnivå med tid då du kan återhämta dig under en längre period kommer din kropp att reagera. Den för höga stressnivån innebär att kroppen skickar ut signaler som du bör uppmärksamma.

Skulle du ignorera dessa signaler och fortsätter i samma tempo och mönster kommer du att känna dig allt tröttare vilket leder till en större risk för inte bara fysisk utmattning utan även psykisk utmattning. För att förenkla detta händelseförlopp kan utmattning ses som det sista steget av stress. Både kropp och själ har tagit skada och det kan betyda en lång väg tillbaka med rehabilitering. För att du ska diagnostiseras med utmattningssyndrom har du lidit av minst en påfrestning under minst sex månaders tid enligt Vårdguiden.

Hur blir man utmattad?

Anledningen till att du drabbas av utmattningssyndrom kan bero på både påfrestningar i arbetslivet och i privatlivet. I dag innebär de flesta arbeten relativt högt tempo och det leder inte sällan till att många känner press. Skulle du arbeta med någonting som stjäl din energi och kraft utan att ge dig lika mycket tillbaka kan det innebära att du så småningom blir utmattad. Likaså kan situationer i privatlivet påverka dig så som till exempel dödsfall, sjukdom, en separation, att vara arbetslös under en lång tid eller andra psykiskt påfrestande händelser.

När det sker svårigheter i livet som egentligen behöver bearbetas väljer många att arbeta ännu hårdare än förut och trycker på så sätt undan känslor och behov. Även om energin och kraften egentligen är slut och batterierna behöver laddas.

Symtomen – dina varningsklockor

Som tidigare nämndes sänder kroppen ut olika signaler då stressnivån blir för hög och du inte återhämtar dig ordentligt. Det är viktigt att vara uppmärksam på dessa. På så sätt kan du ta tag i problemet i ett tidigare skede istället för att det går så pass långt att du till slut faktiskt lider av utmattningssyndrom.

De symtom du kan märka av är både kroppsliga och psykiska och innan sjukdomen bryter ut brukar det vara vanligt med stressrelaterade besvär som pågått under en längre tid.

Trötthet – De flesta upplever en enorm trötthet som inte försvinner genom vanlig vila. Energinivån är i botten och orken finns inte längre. Du känner dig helt enkelt utmattad.

Sömnproblem – Även om du känner dig otroligt trött har du ändå svårt att somna på kvällarna. Du kan också vakna flera gånger om under natten.

Känslostormar – Utmattningssyndrom påverkar också känslolivet negativt. Du kan känna dig irriterad lättare liksom du är nedstämd och känner dig orolig. Ångest hör inte heller till ovanligheterna.

Ökad smärt- och infektionskänslighet – I vissa fall kan utmattningssyndrom också påverka din känslighet för smärta och den ständiga tröttheten påverkar ditt immunsystem till att bli sämre.

Ovanstående symtom kallas för somatiska och de inkluderar förutom de nämnda även muskelproblem och mag- och tarmproblem. Sedan finns det även kognitiva symtom som du kan märka av. Det kan röra sig om exempelvis:

Tankemässiga – Minnet försämras och du har svårt att koncentrera dig. Du kan även känna svårigheter att ”tänka klart”.

Kroppsliga – Du kan uppleva fysiska problem så som förstoppning, värk, högt blodtryck och att du blir mer känslig för ljus, ljud och lukter. Din stresstolerans är också väldigt låg.

Utmattningssyndrom innebär att din förmåga att prestera försämras och därmed drabbas många också av skuldkänslor i samband med utmattningen. Det i sin tur påverkar många till att känna sig misslyckade och nedstämda. Du är fysiskt och känslomässigt tömd på energi och du kan till och med drabbas av ångestattacker. För vissa kan utmattningssyndromet trigga i gång en depression – utmattningsdepression. Vanligtvis brukar insjuknandet liksom ”smyga sig på” och just därför är det bra att vara medveten om vilka varningssignaler som finns.

Söka vård och behandling

Upplever du att du har eller är i riskzonen för att drabbas av utmattningssyndrom ska du se till att du tar kontakt med din vårdcentral för att få tala med en läkare eller företagshälsovården. Du kan även ta upp din situation med din chef. Skulle chefen inte lyssna på dig kan du kontakta skyddsombudet eller ditt fackförbund.

När utmattningssyndrom behandlas tar man hänsyn till de besvär just du har och anpassar därefter behandlingen. Dock brukar rehabiliteringen ofta innebära olika former av motion, samtalsterapi och stresshantering för de flesta. För att återhämta sig behöver du arbeta med dina tankemönster och rutiner. Det kan också innebära att du är tvungen att förändra din livssituation och justera hur du arbetar. En del kan också behöva behandling med hjälp av läkemedel.

Minska risken att drabbas

Om du vill minska risken att drabbas av utmattningssyndrom handlar det kort och gott om att du tar dig tid för återhämtning. Oavsett hur stressig din livssituation/arbetssituation är för tillfället måste du tvinga dig själv att helt enkelt ta det lugnt och ladda upp med ny energi. Alla gör det på olika sätt – det kan vara genom att vila på soffan, sova ordentligt, träna och spendera tid med de närmaste. Men ju tidigare du uppmärksammar symtom på utmattning desto tidigare kan du förebygga att utveckla utmattningssyndrom.

För hur länge du exponeras för stress spelar en avgörande roll för hur snabbt du kan återhämta dig. Skulle du utsätta dig för långvarig stress kan det röra sig om månader eller till och med år innan du blir pigg och kry igen.

Källor:

Därför skall du gå hem från jobbet!

den 28 oktober, 2015

i Personlig utveckling

När man träffar företagare och entreprenörer är övertid ett begrepp som har annan innebörd än hos andra. Övertid för dessa personer handlar inte om tillfälliga situationer då man behöver jobba några timmar mer än vanligt. Övertid är istället en benämning på den arbetsro som infinner sig när övriga gått för dagen! Att forcera igenom en uppstart eller tillfällig ansamling jobb, är ofta nödvändigt för egenföretagare, ledare, entreprenörer. Att driva en verksamhet eller att göra en uppstart innebär en hel del tid och arbete! Samtidigt finns det en poäng med att gå hem från jobbet i tid. Faktum är att du ofta kan vinna på att jobba ett par timmar kortare.

Här följer en rad argument för att gå hem från jobbet och ägna sig åt saker du uppskattar utanför kontoret. Även om man inte alltid har möjlighet att gå hem tidigare, är det viktigt att reflektera kring sin tillvaro och kanske inspireras till förändring?

1, Kvällsarbete äventyrar din produktivitet

För att hålla uppe produktivitet och fokus är det viktigt att slutföra uppgifter! Att skjuta upp saker ”till senare under kvällen” ger en illusion om att det alltid finns utrymme för extra arbetsmoment även när det inte stämmer. Om du beslutar dig för att gå hem från jobbet och stänga datorn en viss tid, behöver du prioritera viktiga uppdrag och slutföra i tid. Produktiviteten minskar kraftigt om det alltid finns tid att gå tillbaks till uppgiften något senare.

2, Struktur

När du beslutat att gå från jobbet en viss tidpunkt blir det enklare att prioritera och minska tid som försvinner till ingenting. Onödiga tidstjuvar försvinner snabbt då du vet att det finns en sluttid att hålla. Kanske finns det flera timmar att spara genom att hålla korta, effektiva möten, minska tiden till mail och privata samtal etc.?

3, Fritid är bra för resultaten

Det är viktigt att nå god kvalitet i alla uppdrag. Både interna och externa. Samtidigt kan inte ens den mest luttrade entreprenör upprätthålla fokus och kvalitet hur länge som helst. Att gå hem från kontoret och ägna sig åt någonting helt annat för en stund, är gynnsamt för arbetet! Sömn, mat återhämtning och intryck bidrar till fokus och perspektiv.

Det är viktigt att även psykologiskt och mentalt släppa arbetet från och till. Försök hitta sätt att koppla bort ditt arbete när du är ledig och jobba när du jobbar.

4, Bättre relationer

Även om jobbet är viktigt och måste få gå först ibland, finns otaliga studier om hur viktigt det är med sociala relationer även utanför arbetet! När jobbet blir allt i livet kan världen snabbt krympa till nyckeltal, samarbeten, tjänster och kunder. Ta dig tid att utveckla intressen utanför arbetet och vårda relationerna utanför företaget! Det kan gynna både välmående och kreativitet!

3 tips för sensationella presentationer

23 Tips From Comedians to Be Funnier in Your Next Presentation
About Inc
Hjälp jag ska hålla en presentation
Six ways to avoid death by Powerpoint
Malcolm Gladwell – 1000 hour rule selling your business
Prezi

den 21 oktober, 2015

i Tips

Det här med att framföra en presentation inför anställda eller medarbetare är vardagsmat inom de flesta företag. Trots att presentationer är ett väsentligt inslag är det många som inte lyckas undkomma ”Death by PowerPoint”.

Numera verkar det som om att moderna verksamheter där en presentation skall hållas innebär ännu en PowerPointhistoria. Ibland kan till och med en känsla infinna sig av att presentationer utan PowerPoints har fallit i glömska. Istället har vi hamnat i något slags Moment 22 med den ena tråkiga och stapplande Powerpointpresentationen efter den andra.

Men vilka drabbas egentligen av dessa presentationer som kan jämföras med regniga dagar? Det är givetvis åhörarna! Många fyller sina presentationer med alldeles för mycket information och använder detta i eget syfte – genom att läsa upp presentationen – istället för att använda det som stöd för åhörarna för att lyfta fram det mest väsentliga. Nedan följer tips på hur du kan förbereda din nästa presentation för att krydda ditt framträdande.

1. Använd humor

En nyttig ingrediens att strö över samtliga presentationer är en nypa humor. Om du inte riktigt vet var du ska börja för att få in komiska inslag kan du tänka på vad komikern Darren LaCroix säger till Inc. Magazine – ”Börja med att se dig i spegeln”. Försök att konkretisera dina egna misstag och dina framgångar. Berätta exempelvis om en situation då du själv har råkat göra fel. Din öppenhet bjuder in dina åhörare.

Det är med andra ord oftast ett säkert kort att skapa roliga historier för publiken med hjälp av ditt eget liv. Men se till att du övar in berättelsen så att den verkligen sitter! Det tipsar bland annat komikern Ricky Gervais om till Inc. Magazine. När du berättar ska du också se till att försöka lägga vikt vid detaljer eftersom det oftast är där humorns guldkorn finns. Dock finns det en viss balansgång att förhålla sig till för att det inte ska bli överdrivet. Föreställ dig att du ska måla upp ett scenario för en radiolyssnare till exempel.

Redan när du förbereder din presentation ska du känna att du själv också tycker att det är ett intressant och givande innehåll. För om du själv tycker att din presentation är tråkig kan du vara ganska säker på att din publik också kommer att tycka likadant.

2. Strukturera och planera

Det är alltid viktigt att förbereda en presentation ordentligt. Även om det känns som om att du har gått igenom ditt material överdrivet många gånger så kommer det i slutändan innebära att du kan känna dig trygg och säker då du ställer dig upp inför publiken oavsett vad som kommer att hända sedan.

I samband med att du är i stadiet då du förbereder ska du sätta upp mål med presentationen och identifiera hur du ska kunna komma till kärnan av det du vill säga utan att använda överdrivet många ord. På det sättet kan du skala bort onödig och överflödig information. Välj ut tre saker som du önskar att dina åhörare ska minnas efter presentationen och strukturera ditt framträdande utifrån dessa tre saker. Det blir både enklare för publiken att följa den berömda röda tråden och du själv kommer att känna dig stabil i rollen som talare.

När du ska börja din presentation är det alltid bra att få en flygande start med något som greppar tag i publiken och skapar ett genuint intresse. När du har fångat deras uppmärksamhet kan du ge en kort redogörelse för presentationens mål. Tänk på att koncentrationsnivån är begränsad hos oss alla!

3. En iögonfallande presentation

Något som också kan vara värt att ha i åtanke då du förbereder din presentation är att det ska vara visuellt tilltalande för publiken. Enligt forskning har det visat sig att hela 90% av den information som förs vidare till hjärnan sker via bilder. Dessutom blir det visuella processerat 60 000 gånger snabbare i hjärnan än vad text blir – något som kan komma väl till pass att tänka på vid en presentation.

Om du trivs med att strukturera dina presentationer med program så som PowerPoint men känner att det inte riktigt räcker till alla gång för att skapa den dragningskraft du önskar kan du se dig omkring på nätet. Där finns det nämligen flera olika presentationsprogram att välja mellan som skapar en mer visuell upplevelse av din presentation. Ett alternativ som har blivit allt mer populärt är till exempel Prezi. Här finns det mängder med olika teman för att du ska kunna skapa en originell presentation.

Slutligen kan du alltid ha i åtanke att det som krävs för att bli riktigt duktig på någonting är tre saker. Övning, övning och åter övning. Ska man tro författaren Malcom Gladwell behöver vi hela 10 000 timmar då vi tränar hängivet på en viss aktivitet för att kunna bli mästerliga inom området – bland annat på presentationer.

Källor och inspiration:

Släng ut Jante och sälj in dig själv!

den 10 september, 2015

i Personlig utveckling

”I möten bedöms man inte enbart utifrån sina meriter! För att nå samarbeten, jobb eller uppdrag behöver man sticka ut och visa att man är rätt person att anlita! Vad skall man berätta om sig själv för att bygga intresse? Vad bedöms och vilka är framgångsfaktorerna? I Sverige har vi Jante- lagen och ska inte skryta. Men om vi inte kan beskriva hur fantastiskt duktiga vi är på ett konkret och övertygande sätt, blir någon annan segraren! I denna e-bok får du värdefulla tips för hur du kan förbereda och sälja in dig själv. Boken är skriven av Jan Kronkvist, en av Sveriges främsta utbildare inom retorik och kommunikation”.

Foto: ”Successful team” av Steve wilson är licensierad under CC BY 2.0 / Originalverket har ändrats

5 tips för att öka produktiviteten

3 Insanely Helpful Productivity Tips You Can Learn From BuzzFeed’s Data Guru
3 ”vansinnigt” bra tips för att öka produktivitet
5 sätt att öka produktiviteten
Så ökar du produktiviteten

den 27 augusti, 2015

i Krönika

Under en arbetsdag är det inte alltid helt lätt att behålla fokus och jobba effektivt. Det finns flera distraktioner som avbryter dig gång på gång. Men det finns som vanligt vissa knep som gör att du kan öka din produktivitet.

Det finns flera exempel på avbrott som sker under tiden du befinner dig på arbetsplatsen och ska hinna med dina uppgifter för dagen. Plötsligt kommer en kollega rusandes och behöver hjälp akut eller också ringer telefonen i ett. Rätt som det är har mörkret fallit och det är dags att gå hem. Då inser du vad du har glömt eller inte hunnit med. Om du känner igen dig och vet med dig att du hamnar i den här situationen för jämnan kommer här fem tips på hur du kan öka din produktivitet med små enkla medel.

Samarbeta med din produktivitetskurva

Alla människor har en så kallad produktivitetskurva. Den kan se lite olika ut och för att du ska komma underfund med hur din kurva ser ut kan du ställa dig själv mot väggen och svara på frågan när på dagen du får mest gjort. Det finns vissa timmar under dagen då vi är mer produktiva än andra timmar. Vissa människor har sin energitopp på morgonkvisten och förmiddagen medan produktiviteten minskar framåt eftermiddagen. Andra känner däremot flitens glöd under kvällen under skrivbordslampan. Detta tipsar bland annat Nätverk Arbetsliv om i en artikel liksom Anders Nilsson som är redaktör på tidningen Sälj & Ledarskap. Kort och gott ska du helt enkelt planera dina arbetsuppgifter efter din personliga produktivitetskurva och ta hand om de uppgifter som du anser är viktigast och mest komplexa då du är mest produktiv.

Skilj på “viktigt” och “brådskande”

Dao Nguyen som arbetar för den amerikanska sociala nyhetssajten BuzzFeed berättar för tidningen Inc. om hur du kan öka din produktivitet på flera sätt. Efter två år som chef för tillväxt och data hos BuzzFeed har Dao Nguyen lyckats femdubbla sajtens antal besökare. Hon tipsar bland annat om att du ska skilja på det som är viktigt från det som är brådskande. Genom att sortera arbetsuppgifterna på det här sättet blir det lättare att behålla fokus på det som är viktigast.

Bestäm din nåbarhet

Att strukturera hur nåbar du är kan också hjälpa dig att öka din produktivitet. Det är lätt att tro att du blir mer effektiv och snabb om du svarar på dina mejl stup i kvarten och svarar på alla inkommande telefonsamtal. Dock tenderar det att vara tvärtom. I samband med att du avbryter ditt arbete kommer du att behöva lägga tid på att än en gång sätta dig in i det du höll på med.

• Sätt upp tidpunkter under dagen då du kollar av din inkorg och svarar på flera mejl vid samma tillfälle istället. Du kan exempelvis kontrollera din e-post en gång på morgonen, en gång vid lunch och en gång på eftermiddagen.
• Bestäm dig för ett par timmar då du tar emot telefonsamtal så att du får åtminstone en timme under arbetsdagen då du inte behöver sitta med luren vid örat.
• Innebär ditt arbete att du ska hålla koll på och uppdatera sociala medier bör även denna läsning schemaläggas så att du gör det under ett par valda tillfällen under dagen.

Planera att distraheras

Oavsett hur fokuserad du är under din arbetsdag kommer du förmodligen aldrig komma ifrån att du kommer att bli distraherad. Därför kan det vara bra att göra upp en ”distraktionsbuffert” tipsar Anders Nilsson, redaktör på tidningen Sälj & Ledarskap, om. Lägg helt enkelt till lite mer tid än vad som behövs till din arbetsuppgift och när du bli distraherad kan du göra en snabb markering som visar vad du höll på med. På så vis kan du komma i gång så snabbt som möjligt sedan igen.

• Det är inte förbjudet att be om att få återkomma senare om det inte är någonting som är akut. Är du mitt uppe i en uppgift kan du avsluta den först innan du tar dig an exempelvis din kollega som behöver din uppmärksamhet.
• Skulle någon knacka på dörren eller axeln eller på något annat sätt avbryta dig – glöm inte att skriva ner vad du höll på med i projektet innan du gör något annat.
• Kanske är det du som inte fokuserar för att du distraherar dig själv? Återigen – notera var du befinner dig i arbetsuppgiften och gå vidare senare.

Lägg in pauser

Det finns inte en människa på jorden som klarar av att arbeta åtta timmar i sträck. Vi behöver få en paus emellanåt för att få tankarna på något annat och ladda upp med lite ny energi. Det kan vara något så enkelt som en kort promenad då du får lite frisk luft som piggar upp. I en artikel från Nätverket Arbetsliv tipsar man om hur du kan planera dina pauser enligt följande:

• Ta inte ut din paus när du har arbetat tills energinivån är i botten – ta en paus när du känner att energin börjar sjunka så att du kan öka på den från ”mitten” istället.
• Har du bestämt dig för att ta en paus ett visst klockslag? Håll dig då till den tiden. Då kommer du att kunna fokusera bättre. Jobba inte under din paus.
• När du väl har en paus är det faktiskt vila som gäller. Släpp arbetet helt och tänk på något annat.

Källor:

Foto: ”Putting The Puzzle Together” av Ken Teegardin är licensierad under CC BY 2.0 / Originalverket har ändrats

Anleggsarbeidere bygger demningen ved Theisendammen

Företagskulturen – en grundsten i alla verksamheter

den 27 augusti, 2015

i Ledarskap

För att driva ett framgångsrikt företag krävs mer eller mindre en välfungerande företagskultur. Eftersom de anställda arbetar för att verksamheten ska utvecklas är en god företagskultur i princip synonymt med positiva resultat.

Det kan vara något svårt att greppa vad företagskultur egentligen innebär varpå det är fördelaktigt att dissekera fenomenet i mindre bitar först för att få en helhet av företagspusslet. Alla bitar måste passa ihop för att framgång skall kunna nås.

Själva ordet kultur härstammar från latinets ”cultura”. Detta i sin tur kan översättas till ”odling, bearbetning och bildning”. I dag är kultur förknippat med bland annat olika livsmönster som förs vidare socialt från en generation till en annan. I dessa livsmönster ryms till exempel beteende, klädsel, normer och ritualer – något som kan jämföras med kulturen hos ett företag. Dock kan företagskulturen skilja sig mellan olika verksamheter och branscher varpå det inte finns ett givet svar på frågan om vad företagskultur konkret är.

Dela upp företagskulturen

Den företagskultur som utvecklas hos ett företag bygger på flera faktorer. Företagskulturen påverkas av de lagar och regler som finns liksom vilken organisationsstruktur och ägarform som företaget består av. Även branschen spelar en avgörande roll. En annan del i företagskulturen formas efter anställdas egna riktlinjer så som värderingar, jämställdhet och miljö. Dessutom påverkar också medarbetarnas beteende företagskulturen baserat på exempelvis hur de anställda kommunicerar– och tilltalar varandra.

En väloljad och harmonisk företagskultur är med andra ord inte något konkret utan är uppbyggt av flera väsentliga beståndsdelar. Därför finns det ingen förtryckt manual att ge de anställda för att de ska veta vilken företagskultur som förespråkas och bör följas på arbetsplatsen. Det krävs att både ledningen och medarbetarna kommer överens om hur företagskulturen skall se ut för att den ska fungera optimalt. Dock finns det nästan alltid utrymme för förbättring och utveckling.

Tydlighet och normer

I dag är det många människor som vill arbeta där det finns en äkta företagskultur med framträdande och tydliga värderingar. På så vis kan man lättare avgöra hur väl de egna värderingarna följer företagets och därmed ser man också hur väl man passar in på arbetsplatsen. Detta ger anställda en känsla av trygghet. Att ge de anställda ett visst ansvar är också en faktor som gör att de flesta inte bara trivs bättre utan att de också gör ett bättre arbete. Något som däremot påverkar företagskulturen i en negativ riktning är då man är otydlig och brister i kommunikationen.

Som tidigare nämndes råder även normer inom ett företag och anställda utvecklar vanor och beteendemönster i symbios med dessa normer. Men om dessa vanor påverkar företagskulturen till att bli osund krävs det åtgärder för att vända på skutan. För visst är rutiner nödvändigt för att arbetet skall kunna flyta på utan att ett planeringsprojekt måste ske varje dag.

Vänd negativa rutiner

Dock behöver inte alla rutiner vara i positiv bemärkelse. Ibland kan vissa invanda beteendemönster behöva brytas för att företagskulturen skall kunna utvecklas. För vanor blir just vanor på grund av att vårt beteende bemöts av en positiv eller negativ reaktion av chefen eller omgivningen. Beroende på hur olika företag fungerar tenderar olika beteendemönster att utvecklas med tiden.

Vissa vanor som de anställda utvecklar kommer att bli normgivande beroende på dess konsekvenser så som att man till exempel inte säger emot sin chef på grund av att någon tidigare har fått smaka på en utskällning. Även om sanningen är sådan kan chefen vara omedveten om denna negativa tystnad. För att förändra situationen måste chefen återigen kommunicera tydligt med sina anställda för att visa att det är bättre att de talar än tiger. Det måste även framgå att det inte leder till en negativ konsekvens.

Med andra ord gäller det att framhäva vad som är fel och vilka rutiner och beteenden som måste förändras för att stärka företagskulturen till att bli bättre. Därefter är det de anställda som behöver ge sig hän och prova det nya efterfrågade beteendet för att på så vis bli varse att konsekvenserna nu istället blir positiva. Dock krävs det tålamod innan dessa förändringar blir de nya rutinerna.

Foto: ”Anleggsarbeidere bygger demningen ved Theisendammen” av Municipal Archives of Trondheim är licensierad under CC BY 2.0 / Originalverket har ändrats